Internkontrollen inneber at den/dei ansvarlege for verksemda skal:
1. Ha oversikt over krava i tobakksskadelova og i avgjersler fastsett i medhald av den som gjeld for verksemda (butikken)
Ein internkontroll må ha henvisningar til gjeldande lovverk, eller utskrift/lagring av tobakksskadeloven og tobakkssalgsforskriften. Dei ligg på lovdata.no. Du kan og bruke informasjon om tobakkssal på Helsedirektoratet si nettside.
2. Sørg for at tilsette ved verksemda har nok kunnskap og kompetanse til å overhalde krava til verksemda, altså krav til internkontroll
Opplæringa av dei tilsette må dokumenterast, til dømes i form av bestått kurs eller at dei tilsette har underskrive på eit opplæringsskjema. Dei tilsette må kjenne verksemda sitt internkontrollsystem og vite kvar dei finn denne. Internkontrollsystemet må alltid kunne visast fram ved eit tilsyn.
3. Ha oversikt over korleis verksemda er organisert og korleis de har fordelt oppgåver og ansvar
Verksemda må ha ei oversikt over kven som er ansvarlige for innkjøp, opplæring, retting av eventuelle avvik og andre ansvarsområde. Oversikta må vise kven som er verksemda sin kontaktperson i tobakkssalgsregisteret og kven som er ansvarlig for å snakke med dei som fører tilsyn når leiar ikkje er på jobb. Det kan være lurt å legge ved liste over tilsette og organisasjonskart.
4. Ha rutine for å sikre at de overheld krav i tobakksskadelova og i vedtak fastsett i medhold av denne lova som gjeld for verksemda
Beskriv kva verksemda gjer for å følge lovverket, og sørg for at dei tilsette kjenner dei interne rutinene.
Ha gode interne rutinar for dette:
Forbud mot reklame for tobakksvarer
Forbud mot synleg oppstilling av tobakksvarer
Forbud mot sjølvbetening av tobakksvarer
Forbud mot gratis utdeling av tobakksvarer
Forbud mot omsetning med rabatt
Forbud mot sal av mindre pakninger enn 20 sigarettar (det er ikkje lov å selge enkeltsigaretter)
Forbud mot sal av nye nikotin- og tobakksprodukter
Forbud mot sal til mindreårige
5. Ha rutinar for å forebygge, avdekke og rette opp avvik
Om det oppstår eit avvik må du dokumentere det, slik at det ikkje skjer på nytt. Du kan dokumentere eit avvik ved bruk av eit avviksskjema eller ved hjelp av anna dokumentasjon. Skriv kva som hende, kva de gjorde i situasjonen og korleis de skal hindre at det skjer igjen.
6. Gå systematisk og regelmessig gjennom internkontrollen
Verksemda må kunne dokumentere at internkontrollsystemet er gjennomgått med dei tilsette. Eit internkontrollsystem som ikkje blir brukt, vil ikkje bidra til den daglege drifta. Internkontroll kan til dømes vere tema på personalmøte: Tek dei tilsette kurs ein gong i året? Kva tid skjedde det sist eit avvik? Har det kome nye rutiner eller ei ny lov/del i ei lov de må forhalde dykk til? Husk å dokumentere kvar gong internkontrollen blir brukt eller gjennomgått.
Meir informasjon på Helsedirektoratet si side