Reglement for saksbehandling i folkevalde organ i Gloppen

Sist endra av kommunestyret i sak 8/18, den 28. februar 2018. 

I: Formål og omfang

§ 1-1 Formål

Formålet med dette reglementet er å legge tilhøva til rette for ei opa og forsvarleg saksbehandling i folkevalde organ i Gloppen, og å sikre at folk flest har innsyn i saker og saksbehandling som er lagt til desse organa.

§ 1-2 Omfang

Reglementet gjeld for saksbehandling i og for alle folkevalde organ i Gloppen kommune, unnateke kontrollutvalet, og kjem i tillegg til eller utfyller dei generelle reglane som vedkjem innsyn og saksbehandling i kommunelova, offentleglova og forvaltningslova.

II: Innkalling til møte og oppsetting av sakliste
 

§ 2-1 Generelt

Vedtak i folkevalde organ skal som hovudregel gjerast i ordinære møte. Unntaksvis kan vedtak gjerast etter reglane i forskrift om fjernmøte og skriftleg saksbehandling. Reglane for føring av møtebok gjeld avkorta ved bruk av fjernmøte og skriftleg saksbehandling.

§ 2-2 Innkalling til møte

Folkevalde organ skal ha møte etter fastsett møteplan, eller når leiaren i organet eller minst 1/3 av medlemmene krev det.

Møta skal kunngjerast i Firda Tidend og på kommunen si heimeside. Utvala skal til vanleg kallast inn skriftleg med minst 5 dagars varsel. Innkallinga skal godkjennast som første sak på det aktuelle møtet.

§ 2-3 Oppsetting av sakliste

Rådmannen set opp saklista til møtet, og sender innkalling når leiaren i utvalet har godkjent saklista. Framlegging av tilleggssaker skal også godkjennast av utvalsleiar.

§ 2-4 Fullført saksbehandling³⁾

Alle saker som blir lagde fram for folkevalde organ skal skrivast etter prinsippet om fullført saksbehandling. Det betyr at saker som skal behandlast av fleire politiske organ skal ha same saksframstilling og tilråding frå rådmannen.

Rådmannen overprøver ikkje politiske vedtak eller gjev nye opplysningar i saka etter at den politiske behandlinga er starta. Rådmannen skal likevel opplyse avgjerdsorganet om eventuelle ulovlege vedtak.

^{3) Tillagt av kommunestyret den 28. februar 2018, sak 8/18.}

§ 2-5 Saker med samordningsplikt³⁾

Korleis saker som føreset samordning med anna lovverk – ved løyve eller uttale – skal behandlast, blir avgjort i kvar enkelt sak.

I saker som føreset behandling både etter plan- og bygningslova – her under dispensasjonar etter kapittel 19 – og etter særlov, skal søknaden etter plan- og bygningslova som hovudregel behandlast først. Samordninga skal likevel uansett vere i samsvar med plan- og bygningslova § 21-5 og forskrift om byggesak § 6-2.

^{3) Tillagt av kommunestyret den 28. februar 2018, sak 8/18.}

III: Saksdokument og innsyn 

§ 3-1 Rådmannen sitt ansvar³⁾

Rådmannen er ansvarleg for at sakene som blir lagde fram for folkevalde organ er forsvarleg utgreidde slik at utgreiinga gjev eit faktisk og rettslag grunnlag for å gjere vedtak, at det ligg føre tilråding i saka og at organet sine vedtak blir iverksette. Plikta til å legge fram tilråding gjeld ikkje i drøftingssaker og valsaker.

Rådmannen utarbeider sjølv nærare reglar for utgreiing av saker og iverksetting av vedtak.

^{3) Endra av kommunestyret den 28. februar 2018, sak 8/18.}

§ 3-2 Utsending av sakliste og saksdokument

Saksdokumenta skal som hovudregel ligge føre samstundes med innkallinga til møtet. Saksdokumenta blir distribuerte til utvalsmedlemmene på ein tenleg måte.

Saklista til møtet skal leggast ut på kommunen si heimeside og vere tilgjengeleg i papirformat på servicetorget.

§ 3-3 Rett til innsyn

Medlemmene i utvala har rett til innsyn i alle dokument i saker som skal behandlast i utvalet. Innsyn i saksdokument som er underlagde teieplikt etter reglane i forvaltningslova og andre lover eller unnateke innsyn etter reglane i offentleglova, fører til teieplikt for utvalsmedlemmene.

Utleverte dokument som ikkje er offentlege skal som hovudregel samlast inn att når behandlinga av saka er ferdig.

§ 3-4 Saker til kommunestyret

Saker som blir lagt fram for kommunestyret skal ha innstilling frå anna folkevalt organ. Unnateke er referat- og orienteringssaker og saker som gjeld godkjenning av innkalling og sakliste.

IV: Møteavvikling

§ 4-1 Møteplikt og forfall

Den som er vald som medlem i eit folkevald organ, pliktar å ta del i utvalet sine møte med mindre vedkomande har lovleg forfall. Dersom nokon ikkje kan møte på grunn av slikt forfall, skal ho/han straks melde frå om dette til sekretariatet og opplyse om forfallsgrunn. Sekretariatet skal då utan opphald kalle inn varamedlem i den rekkefølgje lista viser. Dette gjeld også dersom eit medlem seier seg ugild i behandlinga av ei sak og slik ugildskap kan godkjennast.

Forfall i møtet skal meldast til utvalsleiar. Medlemmer og varamedlemmer som kjem til under møtet, skal melde seg til utvalsleiar før han/ho tek plass. Dersom ei sak er teken opp til avrøysting, skal vedkomande vente til røystinga er over.

§ 4-2 Andre møtedeltakarar1)

Rådmannen har møteplikt og talerett i formannskapet og kommunestyret. I andre utval er rådmannen eller den ho/han peikar ut sekretær for utvalet og har møteplikt og møte-, tale- og forslagsrett på utvalet sine møte. Det er sekretæren sitt ansvar å føre møteboka for utvalet.

Rådmannen kan be kommunestyret om at andre tilsette/fagpersonar får høve til å nytte rådmannen sin talerett for å gje faglege utgreiingar. Desse personane kan ikkje ta del i forhandlingane. Andre kommunalt tilsette eller sakkunnige som er særskilt innkalla av kommunestyret sjølv eller ordførar, kan få ordet for å gje faktaopplysningar.

Representant frå eldrerådet, rådet for personar med nedsett funksjonsevne og ungdomsrådet har talerett i kommunestyret. Dersom rådet sin representant ønskjer ordet i saker som vedkjem rådet, skal dette meldast til ordføraren før møtet startar. Rådet avgjer sjølv kven som utøver taleretten i kommunestyret. 

1) Tillagt av kommunestyret den 6. mars 2017 i sak 10/17.

§ 4-3 Møteleiing og krav til oppmøte

Utvala sine møte blir leia av utvalsleiar. I utvalsleiar sitt fråvær er nestleiar møteleiar. Dersom både leiar og nestleiar har forfall, skal det veljast ein setteleiar for møtet/saka.

Utvala er vedtaksføre når minst halvparten av medlemmane er til stades.

§ 4-4 Lukking av møte

Møta i folkevalde organ i Gloppen er opne. Dersom ei sak likevel skal behandlast for stengde dører, skal det gjerast særskilt vedtak om dette etter reglane i kommunelova § 31a.

Når ei sak blir behandla for lukka dører, bestemmer utvalet sjølv kva som kan informerast om etter møtet. Det er ikkje høve til å referere eller orientere om tilhøve som er underlagt tieplikt.

§ 4-5 Inhabilitet³⁾

Medlemmer av utval som er/kan vere inhabile etter reglane i forvaltningslova og dei utvida inhabilitetsreglane i kommunelova § 40, pliktar å gjere utvalet merksam på tilhøva som kan føre til inhabilitet. Utvalet sjølv avgjer med vanleg fleirtal om vedkomande er inhabil. Lovheimelen for inhabilitet i saka skal gå fram av møteboka.

Medlemmer som er/kan vere inhabile skal ikkje ta del i behandlinga av inhabilitetsspørsmålet, og skal forlate plassen sin i utvalet når spørsmålet blir drøfta. Det same gjeld under behandlinga av sjølve saka, dersom utvalet har avgjort at vedkomande er inhabil.

Utvalet bestemmer sjølv om medlemmer som berre er inhabile i deler av ei sak kan delta i behandlinga av resten av saka.

3) Endra av kommunestyret den 28. februar 2018, sak 8/18.

§ 4-6 Gjennomføring av møtet

Ved møtestart skal utvalsleiar sjå til at utvalet er vedtaksfør. I kommunestyret skal dette gjerast ved namneopprop. Merknader til innkalling og sakliste skal takast opp først i møtet. Det same gjeld for tilkomne saker, som kan behandlast i møtet dersom ikkje utvalsleiar eller 1/3 av utvalet sine medlemmer går imot dette.

Før behandlinga av sakene tar til i kommunestyret, skal det veljast to medlemmer til å skrive under møteboka, saman med ordføraren.

§ 4-7 Behandling av saker

Ved behandling av saker les utvalsleiar opp saksnummer og tilråding frå rådmannen, i kommunestyret innstillinga i saka, og gjev ordet fritt. Dei som vil ha ordet i kommunestyret, må snakke frå talarstolen.

Utvalsleiar held styr på rekkefølgja dersom fleire ønskjer ordet i same sak. Dei som har innlegg, skal rette dette til utvalsleiar. Ønskjer utvalsleiar sjølv ordet, skal han/ho teikne seg og halde innlegg på vanleg måte. Nestleiar i utvalet tar over møteleiinga når leiar har innlegg.

Medlemmer som ønskjer replikk til eit innlegg, skal gje teikn til dette med to fingrar før neste innlegg. Replikkar skal vere korte og vere eit direkte tilsvar til siste innlegg. Den som hadde innlegget har rett til å svare på replikken/ane.

Utvalet kan gjere vedtak om avgrensingar i taletida.

Alternative framlegg til vedtak i saka skal leverast utvalsleiar skriftleg, før leiaren set strek for debatten. Dersom det blir sett fram utsettingsframlegg, skal debatten stoppast og utsettingsframlegget takast opp til avrøysting.

§ 4-8 Spørsmål og interpellasjonar i kommunestyret1)

Medlemmene av kommunestyret kan kome med grunngjevne spørsmål og interpellasjonar til ordføraren etter desse reglane:

1. Spørsmålet/interpellasjonen skal vere skriftleg og leverast seinast 14 dagar før kommunestyremøtet. Interpellasjonen/spørsmålet skal sendast ut som ein del av saklista til møtet
2. I kommunestyremøtet får spørsmålsstillaren høve til å gjere greie for spørsmålet/interpellasjonen
3. Ordføraren avgjer kven som svarar på spørsmålet/interpellasjonen. Viss det blir opna for debatt om saka, får kvart medlem – unnateke ordføraren og den som har stilt spørsmålet/interpellasjonen – ordet berre ein gong
4. Dersom spørsmålet/interpellasjonen skal følgjast opp, gjer kommunestyret vedtak om dette etter vanlege avrøystingsreglar. Kommunestyret kan gje føringar for oppfølginga.

1) Tillagt av kommunestyret den 13. mars 2017 i sak 61/17.

§ 4-9 Avrøysting³⁾

Når utvalsleiar har sett strek for debatten, skal saka takast opp til avrøysting med den tilrådinga eller innstillinga som ligg føre og eventuelle nye framlegg. Avrøysting skjer som hovudregel ved at medlemmene viser stemmeteikn. Skriftleg avrøysting skal haldast ved val og tilsetting (av rådmann) dersom eitt medlem eller fleire krev det. Medlemmene har plikt til å røyste i alle saker.

Ved val av medlemmer til nemnder og utval skal det haldast høvestalsval dersom eitt medlem eller fleire krev det.

Framlegg om utsetting av saka skal røystast over først, og så snart eit slikt framlegg er reist, skal debatten i saka som hovudregel avsluttast til det er røysta over utsettingsframlegget. Det skal gå fram av møteboka kvifor saka blir utsett.

Dersom det er to framlegg i saka, skal det som hovudregel røystast alternativt. Dersom det er meir enn to framlegg i saka, skal det røystast i rekkefølgje på ein slik måte at så mange som råd av utvalet sine medlemmer får stemme på sitt førsteval. Hovudregelen er at det mest ytterlegåande framlegget - i høve til dagens situasjon - skal stemmast over først.

Utvalsleiar skal kunngjere røystemåten før sjølve avrøystinga tar til for at alle medlemmene skal vere klar over korleis avrøystinga vil bli gjennomført. Det blir røysta over framlegga inntil eitt framlegg får alminneleg fleirtal (over halvparten av dei stemmene som blir avgjeve).

3) Endra av kommunestyret den 28. februar 2018, sak 8/18.

§ 4-10 Møtebok

Det skal førast møtebok, som skal underskrivast av utvalsleiar, i kommunestyret av ordføraren og to representantar, som blir valde i møtet. Møteboka skal vise tid og stad for møtet, kven som møtte og var med på avrøystingane, framlegg som vart fremja i møtet, kva vedtak som vart fatta og med kva slags fleirtal.

Det skal som hovudregel vere høve for ein eller fleire medlemmer av utvalet å kome med protokolltilførsel i ei sak etter at avrøystinga er halde. Eit fleirtal i utvalet kan likevel avgjere at slik protokolltilførsel ikkje skal førast i møteboka.

Møteboka skal godkjennast på neste møte. Den førebelse møteboka skal leggast ut på kommunen si heimeside så snart som råd.

§ 4-11 Krav om legalkontroll

Tre eller fleire medlemmer at kommunestyret kan krevje kontroll med at eit vedtak er lovleg fatta etter reglane i kommunelova. Krav om slik kontroll må framsettast seinast 3 veker etter at vedtaket er fatta.

Dersom eit medlem i anna utval meiner at utvalet har gjort eit vedtak som ikkje lovleg, eller som ligg utanfor utvalet sitt mynde, kan vedkomande krevje at saka blir lagt for formannskapet. Gjeld saka eit vedtak i formannskapet, skal denne leggast fram for kommunestyret.

V: Iverksetting m m

§ 5-1 Iversetting

Dette reglementet gjeld frå vedtaksdato. Frå same tidspunkt blir reglement for folkevalde sin rett til innsyn som vart vedteke den 24. april 1995 oppheva.

§ 5-2 Endringar i reglementet

Endringar i dette reglementet skal gjerast av kommunestyret sjølv.