1. Generelt om klageorganet
Det vert vist til kommunestyret sitt vedtak 28. august 2019; "Det blir oppretta eit særskilt klageorgan på tre medlemmer som skal behandle klager i personsaker med administrative vedtak, der Fylkesmannen ikkje er klageorgan. Medlemmene i klageorganet blir valde blant formannskapet sine medlemmer" Organet har fått namnet «Klageorganet for personsaker.»
Dette reglementet vert eit styringsdokument for klageorganet sine medlemmer.
Det følgjer av forvaltningslova § 28 første ledd, at enkeltvedtak kan klagast på av ein part eller andre med rettsleg klageinteresse i saka, til det forvaltningsorgan som er nærmast overordna det forvaltningsorganet som har gjort vedtaket. For enkeltvedtak som er gjort av forvaltningsorgan oppretta i samsvar med kommunelova, er klageinstansen kommunestyret, eller etter det organet kommunestyret har bestemt, formannskapet eller ei eller fleire
særskilde klagenemnder oppnemnt av kommunestyret, jf. forvaltningslova § 28 andre ledd.
Kommunestyret i Gloppen har oppnemnt klageorganet i personsaker etter forvaltningslova § 28 andre ledd. Kommunestyret skal vedta eit eige reglement for klagenemnda.
Klageorganet avgjer klager på enkeltvedtak, og er dermed overordna den/dei som har gjort enkeltvedtaket.
lageorganet si saksbehandling er underlagt forvaltningslova sine reglar. Sjølv om klageorganet er oppretta i samsvar med forvaltningslova og ikkje kommunelova, er dette eit folkevalt organ etter kommunelova på linje med andre utval og komitéar, sjå kommunelova §5-1. Arbeidet i klagenemnda går såleis inn under dei generelle reglar om saksbehandling og beslutningsprosessar. Dette inneber at reglementet for folkevalde organ skal nyttast for
klageorganet. Reglementet for folkevalde organ inneheld mellom anna reglar om innkalling til, kunngjering, lukking og gjennomføring av møte. Det inneheld også reglar om fremjing av forslag, avrøysting og føring av møteprotokoll.
Kommunedirektøren sørgjer for sekretærbistand til klageorganet. Kommunedirektøren sine oppgåver vert utført av sekretær for klageorganet. Kommunedirektøren har lagt sekretæroppgåvene til organisasjonssjefen.
2. Klageorganet si oppbygging og kompetanse
2.1 Val og samansetting
Klageorganet er oppretta i samsvar med forvaltningslova § 28 andre ledd. Klageorganet består av tre medlemmer med varamedlemmer valt for valperioden av kommunestyret. Dei tre medlemmene skal alle vere faste representantar i formannskapet. Kommunestyret vel leiar og nestleiar. Grunna reglane om inhabilitet, er det ein fordel om medlemmene ikkje er tilsette i Gloppen kommune. Dette er ikkje eit absolutt krav.
2.2 Mynde
Klageorganet behandlar og avgjer klager over enkeltvedtak fatta av eit kommunalt forvaltningsorgan, dersom ikkje:
- Særlov fastset annan klageinstans (for eksempel Statsforvaltaren)
- Kommunestyret har lagt vedtaksmynde til annan særskilt klageinstans
- Departementet er klageinstans etter forvaltningslova § 28 andre ledd andre punktum (vedtak gjort av kommunestyret) eller
- Vedkommande statlege organ er klageinstans etter forvaltningslova § 28 andre ledd
tredje punktum (vedtak gjort i samsvar med mynde delegert frå eit statleg forvaltningsorgan).
Klageorganet kan prøve alle sider av saka, og også ta omsyn til nye omstende. Organet skal vurdere dei synspunkt som klagar kjem med, og kan også ta opp tilhøve som ikkje er berørte av vedkomande, jf. forvaltningslova § 34 andre ledd. Dette gjeld ikkje berre nye opplysingar om tidlegare tilhøve, men også til forhold som har endra seg etter enkeltvedtaket vart fatta. Det er med andre ord ikkje tale om ei overprøving av sjølve enkeltvedtaket, men om ei ny
fullstendig prøving av saka.
Klageorganet sitt vedtak kan vere følgjande:
- Klageorganet avviser klagen.
- Klageorganet opprettheld enkeltvedtaket (klagen vert ikkje tatt til følgje).
- Klageorganet opphevar enkeltvedtaket, og sender saka tilbake til ny behandling. Saka må utan ugrunna opphald behandlast på nytt. Den skal førebuast på vanleg måte, og det må gjerast nytt enkeltvedtak, som det også kan klagast på.
- Klageorganet gjer nytt vedtak som inneber heil eller delvis omgjering (klagen vert heilt eller delvis tatt til følgje). Vedtaket skal setjast i verk.
Klageorganet har ansvar for at pliktene etter forvaltningslova § 33 siste ledd jf. § 34 blir ivaretekne.
Klageorganet sine vedtak av dei materielle spørsmåla i saka, er endeleg, og kan ikkje påklagast, jf. forvaltningslova § 28 tredje ledd.
2.3 Fjernmøte
Avgjerd om fjernmøte vert avgjort av organet sin leiar eller nestleiar i samråd med ordførar.
3. Saksbehandlinga
3.1 Dei som fatta enkeltvedtaket si behandling av klagesaka
Dei som fattar enkeltvedtaket, skal – når dei sender dette ut til den vedtaket gjeld, gje opplysing om høve til å klage, klagefrist, kven som behandlar ein eventuell klage og korleis klagen skal utformast i samsvar med forvaltningslova § 27 tredje ledd.
Ved ein klage skal dei som fattar enkeltvedtaket, ta i mot klagen og sjå til at den er i samsvar med forvaltningslova § 32. Klagaren skal ytast naudsynt hjelp til å utforme klage i samsvar med lova sine krav. Deretter må den som fatta enkeltvedtaket, ta stilling til om dei formelle vilkåra for å fremje klagen er til stades. Dette følgjer av forvaltningslova §§ 29-32, jf. § 33 andre ledd siste punkt. Dersom klagen skal takast til realitetsbehandling, skal saksbehandlinga starte så raskt som mogeleg.
Dei som fatta enkeltvedtaket, skal så føreta dei undersøkingar som klagen gir grunn til, jf. forvaltningslova § 33. På grunnlag av det som står i klagen og eventuelle nye opplysingar, skal den som fatta enkeltvedtaket vurdere om det opprinnelege vedtaket skal oppretthaldast, eller om det skal opphevast eller endrast til gunst for klagaren, jf. forvaltningslova § 33 andre ledd.
Dersom den som fatta enkeltvedtaket opprettheld sitt opprinnelege vedtak, skal saka sendast over til klageorganet utan ugrunna opphald. Når saka vert sendt til sekretæren for klageorganet, skal det utarbeidast eit oversendingsnotat/brev som skal innehalde følgjande:
- Utgreiing om førstegongsbehandlinga:
• Enkeltvedtaket det er klaga på, inkludert grunngjevinga, med referanse til
heimelen (lov/forskrift/politisk vedtak e.l.), og dei hovudomsyna som var
avgjerande ved utøving av det forvaltningsmessige skjønnet
• Faktiske forhold - Utgreiing om klagesaksbehandlinga:
• Vurdering av vilkåra for å behandle klagen, jf. forvaltningslova §§ 30-32, inkludert:
- Om avgjerda er eit enkeltvedtak med klagerett, og om klageorganet er riktig klageinstans, jf. forvaltningslova § 28
- Om klagefristen er oppretthalden, jf. forvaltningslova § 29, og evt. om klagen likevel skal takast til behandling dersom klagefristen er ute
- Om klagen er underskriven av parten eller parten sin fullmektig, jf. forvaltningslova § 32
- Om det ligg føre andre grunnar som kan føre til avvising, jf. forvaltningslova § 34
• Klagen sine merknader og grunngjevingar – om desse er omfattande, er eit samandrag tilstrekkeleg. Dersom det har kome til nye opplysingar frå klagaren i klageomgangen, skal det gå fram at desse er vurdert
• Den som fatta enkeltvedtaket si vurdering av dei faktiske, rettslege og skjønnsmessige sidene ved klagesaka - Dokumentasjon/vedlegg:
• Mengda vedlegg skal tilpassast den einskilde saka, og vere relevante for avgjersla av denne (dokumentasjonen skal leggast ved i oversendinga, ikkje berre gjerast tilgjengeleg t.d. via lenke)
Oversendingsnotatet/-brevet med vedlegg skal sendast til klageorganet sitt sekretariat i kommunen sitt saksbehandlingssystem. Klagaren skal motta kopi av alle dokumenta, jf. forvaltningslova § 33 fjerde ledd.
Klageorganet sin sekretær skal ha klagesaka i hende seinast to veker før fastlagt møte, eventuelt etter nærare avtale.
3.2 Klageorganet si behandling av klagesaka
Saksbehandlinga i klageorganet skjer i samsvar med kommunelova kapittel 11 og forvaltningslova kapittel IV til VI. Klageorganet behandlar sakene sine i innkalla møte etter behov.
Ved førebuing av saka for klageorganet, må kommunen ivareta særskilte inhabilitetsreglar jf. kommunelova § 13-3: Ein tilsett som var med på det første vedtaket eller har ein leiar som var med på det, er inhabil til å førebu saka for klageorganet. Det inneber at alle tilsette i den aktuelle avdelinga er inhabile til å førebu saka for klageorganet. Det gjeld også ein tilsett som ikkje kjenner til saka dersom den tilsette har ein leiar som var involvert i det første vedtaket.
Sekretariatet for klageorganet skal sikre at saka er så godt opplyst som mogeleg, jf. forvaltningslova § 17, og utarbeide eit saksframlegg for klageorganet. Saksframlegget skal innehalde ei innstilling frå kommunedirektøren, og skal difor også godkjennast av kommunedirektøren før utsending til klageorganet.
Saksframlegget bør også innehalde:
- Ei avklaring av om vilkåra for behandling av klagen er oppfylt, inkludert vurdering av:
• Om avgjersla er eit enkeltvedtak med klagerett, og om klageorganet er riktig klageinstans, jf. forvaltningslova § 28
• Om klagefristen er overhalden, jf. forvaltningslova § 29
• Om klagen er underskriven av parten eller parten sin fullmektig, jf. forvaltningslova § 32, og
• Om det ligg føre andre grunnar som kan føre til avvising, jf. forvaltningslova § 34 - Ei utgreiing av dei rettsreglane som er av betydning for avgjerda i saka
- Saksopplysingar. Alle sider ved faktum som er av betydning for saka, skal kome fram i saksframlegget
- Ei utgreiing av saksbehandlinga gjort av dei som fatta enkeltvedtaket. Deira vurderingar skal gå klart fram av saksframlegget. Om desse er omfattande, er eit samandrag tilstrekkeleg, med referanse til skriftlege vedlegg
- Klagar sine merknader og grunngjeving. Merknadene og grunngjevinga skal kome tydeleg fram i saksframlegget. Om desse er omfattande, er eit samandrag tilstrekkeleg, med referanse til skriftlege vedlegg
- Kommunedirektøren si vurdering av saka inkludert dei faktiske, rettslege og skjønnsmessige sidene
- Innstilling frå kommunedirektøren. Innstillinga skal tilfredsstille krava i forvaltningslova §§ 23-25
- Vedlegg
Sekretæren for klageorganet sender saksframstillinga til klageorganet sine medlemmer seinast ei veke før det fastlagde møtet. Saksframlegget med vedlegg skal sendast som kopi til klagar. Sakslista og saker som ikkje er unnateke offentlegheit, skal gjerast tilgjengeleg på kommunen sine heimesider.
Hovudregelen i kommunelova er at møte i folkevalde organ er opne for publikum, jf. kommunelova § 11-5. Dette gjeld også klageorganet sine møte. Ettersom hovudvekta av opplysingane som vert behandla i klageorganet, er underlagt lovbestemt teieplikt, er møta normalt lukka under behandlinga av saker. Dette er likevel eit spørsmål som det konkret må takast stilling til for kvar sak. Klagar har høve til å møte i klagenemnda for å legge fram saka
si munnleg.
Reglane om inhabilitet er bestemt av forvaltningslova §§ 6-10 og kommunelova § 11-10. Medlemmer av klageorganet skal melde frå til leiar i klageorganet i god tid om forhold som medfører eller kan medføre, inhabilitet. Før spørsmålet vert avgjort, bør varamedlem innkallast til å møte og delta ved avgjersla dersom dette kan skje utan vesentleg tidsbruk eller kostnad. Under behandlinga av inhabilitetsspørsmålet i møtet, trer medlemmen som kan vere inhabil frå når klageorganet avgjer inhabilitetsspørsmålet, jf. forvaltningslova § 8 andre ledd. Medlemmen har likevel tilgang til å legge fram synspunkt på
inhabilitetsspørsmålet før det vert tatt ei avgjerd. Dersom det i same sak oppstår spørsmål om inhabilitet for fleire medlemmer, kan ingen av desse delta ved avgjersla av eigen eller anna medlem sin habilitet, med mindre utvalet elles ikkje vil vere vedtaksført i spørsmålet. I så fall skal alle møtande medlemmer delta, jf. forvaltningslova § 8 andre ledd andre og tredje punktum.
I tilfelle der kommunedirektør er inhabil, vil også tilsette i kommunen vere inhabile. I slike tilfelle kan det engasjerast ekstern hjelp, til dømes kan saken behandlast av ein settekommune.
Klageorganet kan be tilsette i kommunen om å møte for klageorganet og gjere greie for kommunen sin praksis på bestemte saksområde, regelverk mv, som har tilknyting til klagesaker klageorganet behandlar. Tilsette som direkte har medverka ved tilrettelegginga av grunnlaget for eit påklaga vedtak, kan ikkje delta i klageorganet si behandling av vedtaket eller i førebuingane for klageorganet. Klageorganet vil ved behov berre ha høve til å stille vedkomande spørsmål om reint faktiske forhold ved saken.
Det skal førast protokoll i klageorganet sine møte. Protokollen skal innehalde kva saker som er behandla, avrøystingar og vedtak. Protokollen skal førast av klageorganet sin sekretær, og skal leggast fram til godkjenning i slutten av kvart møte.
Sekretæren sender deretter orientering til part(ane) om klageorganet sitt vedtak i samsvar med forvaltningslova § 27 straks etter at protokollen er utarbeidd. Vedtaket skal sendast i kopi til dei som fatta enkeltvedtaket. Det skal opplysast om rett til å få dekka sakskostnader i samsvar med forvaltningslova § 36 når vedtak vert endra til gunst for klagande part.