Føremål
Kommunelova § 14-1 krev at kommunar skal forvalte økonomien på ein slik måte at den økonomiske handleevna blir ivareteken over tid.
Kommunen skal også utarbeide samordna og realistiske planar for eiga verksemd og økonomi, og for lokalsamfunnet eller regionen si utvikling.
Kommunen skal også forvalte dei finansielle midlane og gjelda på ein måte som ikkje inneber vesentleg finansiell risiko.
Kommunelova §14-2 seier vidare at kommunestyret sjølv skal vedta
- finansielle måltal for utviklinga av kommunen
- regler for økonomiforvaltninga (økonomireglement)
Med økonomireglement meiner ein her tildeling av mynde i økonomiprosessane, frå oppstilling av årsbudsjett til godkjenning av fakturaer i rekneskapssystemet.
Økonomireglementet skal utfylle kommunelova med forskrifter, og skal tilpasse behova i den einskilde kommune. Kommunelova stiller ikkje nærmare detaljerte krav til innehald eller form.
Sentrale tema i reglementet er interne reglar som bidreg til god økonomistyring, og oppnåing av vedtekne mål. Reglementet skal vise korleis kommunen har ei forsvarleg og effektiv økonomiforvaltning. Til slutt skal reglementet syne at kommunen etterlever gjeldande lover og reglar samt sjå til at politikarane kan fatte vedtak og avgjersler på eit godt grunnlag. Det er kommunestyret som har mynde i høve til økonomi- og finansreglementet.
Reglementet tek utgangspunkt i kommunelova med tilhøyrande forskrifter:
I tillegg til ovannemnde sentrale lover og forskrifter, kjem også kommunen sine eigne retningsliner og reglement. Vidare viser det til GKRS (Foreininga for god kommunal rekneskapsskikk) som har ein sentral rolle i høve til budsjett og rekneskapsprinsipp.
Kommunestyret kan sjølv velje om ein ynskjer at finans- og gjeldsreglementet skal takast inn i økonomireglementet, eller om dette skal vere eit eige reglement. Gloppen kommune har valt å skille desse to dokumenta.
Kommunen har også eit eige innkjøpsreglement. Dette er eit eige, sjølvstendig dokument.
Kommunedirektøren vert gitt fullmakt til å gjennomføre endringar i reglementet som er av teknisk og/eller administrativ karakter.
Økonomireglementet gjeld for Gloppen kommune si verksemd og oppgåvefellesskap/ vertskommunesamarbeid som kommunen har ansvaret for.
Budsjettfullmaktene er basert på at alle regelverka til kommunen blir følgde. Dette gjeld særskilt delegeringsreglementet, interne kontroll rutinar i økonomiforvaltninga, innkjøpsreglementet og kommunen sine etiske retningsliner.
Omfang/Virkeområde
2.0 Finansielle måltal
3.0 Klimamål
4.0 Økonomiplan
5.0 Årsbudsjett
6.0 Budsjettoppfølging og rapportering
7.0 Investeringsprosjekt
8.0 Reglement for kontering, attestasjon og tilvising
9.0 Reglement for utlån
10.0 Reglement for nedskriving av fordringar
11.0 Reglement for disponeringsfullmakta
12.0 Internkontroll
Ansvar
Økonomisjef
Aktivitet/skildring
1.1 Andre fullmakter
Kommunedirektør
Kommunedirektøren har fullmakt til å styre kommunen innan dei budsjettmessige rammer som kommunestyret har vedteke. Gloppen kommune vedtek budsjett på sektornivå. Kommunedirektøren har såleis full styringsrett innanfor dei budsjettrammene kommunestyret gir for kvar sektor. Kommunedirektøren har ikkje fullmakt til å flytte budsjettmidlar mellom sektorar.
Vidare delegering av fullmakter
Kommunedirektøren vert gitt fullmakt til å vidaredelegere avgjersmynde i saker som kommunedirektøren – i høve til økonomireglementet, er gitt mynde til å fatte vedtak i.
Budsjett tekniske korreksjonar
Kommunedirektøren vert gitt fullmakt til å føreta budsjettekniske korreksjonar.
Oppretting og inndraging av stillingar
Kommunedirektøren har gjennom kommunelova, fullmakt til å opprette og inndra stillingar innanfor ramma gitt i budsjettet.
Bankfullmakt
Kommunedirektøren får delegert mynde til å disponere og opprette kommunen sine bankkonti. Kommunedirektøren får delegert mynde til å velje bank i høve til kommunen sitt behov innanfor gjeldande reglar.
Internkontroll
Kommunedirektøren skal sjå til at det er tilstrekkeleg internkontroll med administrasjonen si verksemd, jamfør kommunelova § 25-1.
Kommunedirektøren er ansvarleg for at kommunen si økonomiforvaltning har forsvarleg intern styring og kontroll. Det skal etablerast administrative rutinar som sørgjer for at budsjettoppfølginga er gjenstand for god kontroll, og at praksisen er i tråd med budsjettreglementet, gjeldande lover og forskrifter.
Kommunelova § 25-2 peikar på at kommunedirektøren minst ein gong i året skal rapportere til kommunestyret om internkontroll og resultat frå statlege tilsyn.
Fullmakt til formannskapet
Formannskapet er kommunen sitt økonomiutval, og skal innstille til kommunestyret i desse sakene:
- Kommunen sitt årsbudsjett og økonomiplan
- Kommunale lånegarantiar
- Kjøp og sal av eigedomar, unnateke kommunale bustadfelt
- Budsjettendering på kommune- og sektornivå
- Nye investeringsprosjekt eller endringar av vedteke investeringsbudsjett
Fullmakt til hovudutvala
Hovudutvala skal innstille nye tiltak, ynskjer og behov med framlegg til finansiering til formannskapet. Dei har oppfylgingsmynde for sektoren sin, og skal sjå til at kommunestyret sine vedtak blir gjennomført innan dei rammer som er gitt.
Kommunen skal forvalte økonomien slik at den økonomiske handleevna blir sikra over tid. Frå 2020 er kommunane pålagt å utarbeide finansielle måltal. Det er ikkje gitt bindande reglar for gjennomføring og bruk av finansielle måltal som styringsverktøy.
Dei finansielle måltala er viktige då dei skal legge premissar for årsbudsjettet og økonomiplanen. Det er dei overordna måla for å gje kommunen den økonomiske handlefridomen over tid som er pålagd.
Med finansielle måltal meiner ein politiske mål for økonomisk utvikling. Eksempel på måltal kan vere netto driftsresultat, gjeldsgrad, bruk av eigenkapital i investeringar, nivå på disposisjonsfond, o.l.
Dei finansielle måltala vil kunne medverke til å auke kunnskapen om kommunen si langsiktige økonomiforvaltning, påverknaden dei får for budsjettprosessen og rommet for politiske ynskjer/ambisjonar.
Måltala bør minimum svare ut retninga i økonomiplan perioden (4 år). Ein kan også ha langsiktige mål (8 – 12 år) som ein skal innarbeide i framtidige økonomiplanar og årsbudsjett. Der ein har ulik tidshorisont, må det kome tydeleg fram kva måltal som gjeld i økonomiplanen.
Måltala skal svarast ut i årsrekneskapen og årsmeldinga. I tillegg må ein svare ut korleis eventueller budsjettendringar i løpet av året påverkar måltala.
Vanlege måltal i Noreg er som følgjer:
- Netto driftsresultat: Den nasjonale anbefalinga for netto driftsresultat er 1,75%.
Så å seie alle kommunar nytter ein form av netto driftsresultat som eit finansielt måltal.
Det eksisterer nokon variasjonar av korrigert netto driftsresultat. Eit korrigert netto driftsresultat korrigerer inntekter og utgifter som forskyver resultatet i positiv eller negativ retning.
For eksempel kan kraft kommunar kan korrigerer for store kraftinntekter.
Ein kan korrigerere resultatet i høve til prosjektinntekter eller inntekter/utgifter som ikkje nyttast til ordinær drift. - Disposisjonsfond: Også disposisjonsfond er ein særs vanleg måltal å nytte.
Måltala kan vere på både kor stort fondet bør verer og korleis ein skal nytte det.
Hovudpunktet er at disposisjonsfond er kommunen sine reservar og evne til å løyse uventa hendingar på kort og lang sikt. - Gjeld: Også gjeld er eit særs vanleg måltal. Det eksisterer varierande bruk av kompleksitet i måltala.
Eksemplar er:
% av driftsinntekter
% av driftsinntekter korrigert for sjølvfinansierande investeringar (VAR, osv.)
% Bruk av eigenkapital i investeringar - Andre måltal kan vere
% andel frie inntekter
Bruk av variabel løn som vikarar, overtid og ekstrahjelp
Nytte enkelte inntektsstraumar til spesifiserte formål, Husleige, kraftinntekter, utbytte, eigedomsskatt, osv.
Sjukefråvær
Brukar-, innbyggar og medarbeidarundersøkingar (utvikling eller minimums poengsum)
Måltala skal vedtakast årleg i kommunen sin økonomiplan.
2.1 Gloppen kommune sine finansielle måltal er som følgjer
Netto driftsresultat: min. 2% av brutto driftsinntekter
Disposisjonsfond: min. 5% av brutto driftsinntekter
Gjeld: maks 65% av brutto driftsinntekter korrigert for sjølvfinansierande investeringar
Gloppen kommune skal følgje vedteken klimaplan sine målsettingar. Måla som skal innarbeidast i økonomiplan og økonomireglement blir overført frå klimaplanen. Kommunen har per september 2021 ikkje enno ein vedteken klimaplan, og har såleis ikkje innarbeidd eigne klimamål.
Som punkt 2.0 finansielle måltal, skal klimamåla rapporterast i årsrekneskapen og årsberetninga samt i tertialrapportane.
Kommunelova § 14-4 krevje at økonomiplanen syner kommunestyret sine prioriteringar og løyvingar, samt dei måla og premissane som økonomiplanen byggjer på. Dokumentet skal vise utviklinga i kommunen sin økonomi, utvikling i gjeld og andre vesentlege plikter. Det skal også kome fram korleis kommunestyret ser for seg å nå dei politiske måla (samfunnsplan), gjennom økonomiske eller andre tiltak. Det er ikkje stilt krav om korleis prioriteringane kjem fram i planen.
4.1 Regelverk
Økonomiplan og årsbudsjett er regulert i kommunelova §§ 11-9,11-19, 14-2, 14-3, 14-4, 14-9, 14-10, 28-1, 28-5, 29-4 og Forskrift om økonomiplan, årsbudsjett, årsrekneskap og årsberetning for kommunar og fylkeskommunar.
4.2 Mynde til utarbeiding av økonomiplan
Arbeidet med økonomiplan skal følgje dei fristar som går fram av kommunelova § 14-3, og oppstilling- og dokumentasjonskrav til budsjettet som følgjer av kommunelova § 14-4.
Økonomiplanen omfattar heile kommunen si verksemd – både drift og investering, og skal syne korleis langsiktige utfordringar, mål og strategiar i kommunale og regionale planar skal oppnåast. Planen skal gje ei realistisk oversikt over venta inntekter, kostnader og prioriteringar over ein 4- årsperiode. Økonomiplan og årsbudsjett skal vere i balanse.
Kommunestyret skal ved handsaminga av økonomiplanen, ta stilling til nivået på dei finansielle måltala (sjå punkt 2).
Økonomiplan vert utarbeidd årleg, og skal omfatte førre års rekneskap, inneverande årsbudsjett og budsjettet for dei neste 4 åra (År -1, År 0, År +1, År +2, År +3 År +4).
Økonomiplanen skal byggje på Gloppen kommune sin samfunnsdel, kommunen sine andre langsiktige eller uttalte mål, samt dei føresetnadene som fram går av Kommuneøkonomi-proposisjonen, Revidert Nasjonalbudsjett og Statsbudsjettet. Dokumentet skal syne det økonomiske handlingsrommet i planperioden (spesifisert pr. år).
4.2.1 Tidsplan for arbeid med økonomiplan.
Juni – Årsrekneskap og årsmelding blir handsama og legg grunnlaget for økonomiplanen det neste året
August – Administrasjonen startar arbeidet med økonomiplan
Oktober – Seinast siste veka i oktober skal kommunedirektøren sitt framlegg til økonomiplan leggjast fram for politisk behandling i utval og råd
November – Politisk behandling i utvala og innspel frå råda
November/desember – Formannskapet vedtek innstilling til økonomiplan etter behandling i utvala seinast 14 dagar før siste kommunestyremøte
Desember – Kommunestyret vedtek økonomiplan på siste møtet i desember
Kommunelova krev at årsbudsjettet viser kommunestyret sine prioriteringar og løyvingar. Det skal også visast til dei mål og premissar som budsjettet byggjer på.
Vedtaket om årsbudsjett skal slå fast kor mykje lån som kan takast opp i budsjettåret.
Vedtaket skal spesifisere sjølvkostområder som ikkje er fullfinansiert gjennom gebyr (Dekningsgrad<100%).
Elles følgjer reglane for årsbudsjett dei same reglane som for økonomiplanen med desse tillegga. Kommunelova §§ 14-5, 14-17, 24-5 og 28-3.
Årsbudsjettet skal utarbeidast saman med økonomiplanen, og dannar fyrste år i denne. Tidsplan og prosess for arbeidet følgjer økonomiplan.
Kommunedirektøren utarbeider framlegg til årsbudsjett for neste år sett saman av investeringsbudsjett og driftsbudsjett basert på dei same føresetnadene som i økonomiplanen.
Formannskapet innstiller til kommunestyret etter handsaminga i utvala.
Kommunestyret vedtek årsbudsjettet på grunnlag av innstilling frå formannskapet.
- Årsbudsjettet er ein bindande plan for kommunen sine midlar og bruken av desse i budsjettåret
- Kommunestyret sine prioriteringar, målsettingar og premissar skal kome tydeleg fram
- Budsjettet skal vere eit samla dokument der drifts- og investeringsbudsjettet inngår
- Kommunestyret fastset kva budsjettområde kommunen skal ha, og budsjettet skal vedtakast i høve til dette
5.1 Budsjettområde
Gloppen kommune sine budsjettområde følgjer av kommunen si politiske organisering. Budsjettområda er vidare inndelt i ansvar. Budsjettområde er i hovudsak fordelt på politisk organiseringsnivå, og syner ikkje individuelle ansvar.
Inndelinga er som følgjer:
- Formannskapet sine Tenesteområde (Budsjettområde)
1000 Kommunedirektøren
1100 Stab og støtte - Oppvekstutvalet sine Tenesteområde (Budsjettområde)
2000 Oppvekstsjefen
2101 Nordstranda Skule
2102 Breim Skule
2103 Gloppen ungdomsskule
2104 Hyen skule og barnehage
2108 Sandane skule
2204 Breim barnehage
2208 Mona barnehage
2300 Familiehuset
2901 Gloppen kulturskule
2902 Gloppen opplæringssenter - Helse- og velferdsutvalet sine Tenesteområde (Budsjettområde)
3000 Helse og velferdssjefen
3100 Legekontoret
3200 Nav
3311 Heimetenesta
3315 Miljøarbeidartenesta
3321 Bu- og omsorgstenesta - TMK-utvalet (Samfunn og berekraft) sine Tenesteområde (Budsjettområde)
4000 Teknisk sjef
4100 Kommunalteknikk
4200 Landbrukssjefen
4300 Brann og redning
4400 Eigedomsavdelinga
4500 Plan og byggesak
5000 Kultursjefen
5100 Gloppen folkebibliotek
5300 Trivselshagen – Kulturhuset
5400 Trivselshagen – Bad og idrett - Investeringar (Budsjettområde)
8000 Investering - Finansiering (Budsjettområde)
9000 Finansiering
Tenestene er igjen delt inn i funksjonar og artar som følgjer KOSTRA-metodikk.
Kommunelova sin § 14-5 slår fast at kommunedirektøren minst to gonger i året skal rapportere til kommunestyret om utviklinga i inntekter og utgifter i høve til budsjettet. Dersom utviklinga viser vesentlege avvik, skal kommunedirektøren gjere framlegg om endringar i årsbudsjettet.
Rapporteringa til kommunestyret skal gå via formannskapet, som innstiller på eventuelle endringar i årsbudsjettet.
Kommunedirektøren skal utarbeide ei årsmelding i høve til kommunelova § 14-7.
6.1 Gloppen kommune sin rapporteringsrutine
Tenesteleiarar skal månadleg gjere reie for eventuelle budsjettavvik til sektorleiar, og kva innverknad desse avvika kan få for budsjettet ut året.
Der ei teneste sine avvik ikkje kan løysast innan tenesteområdet i løpet av året, skal avviket lyftast opp og handterast på sektornivå. Sektorleiar vil kunne omdisponerer midlar i høve til gjeldande ramme frå andre tenester om dette vert naudsynt.
Dersom avviket er av ein slik storleik eller art at sektoren ikkje kan handtere dette sjølv, vil kommunedirektøren kome med framlegg til løysing overfor formannskapet.
Kommunedirektøren legg fram desse rapportane (Finansrapportering er ikkje tatt med her):
Juni – 1. kvartalsrapport med årsprognose og eventuelle budsjettjusteringar
September – 1. halvårsrapport med årsprognose og eventuelle budsjettjusteringar
Kvartalsrapportane skal gjere reie for avvik på sektor/utvalsnivå (formannskap, oppvekst, helse og velferd, teknisk miljø og kultur). Det skal gå fram korleis avvika er tenkt løyst og finansiert.
6.2 Kva er eit avvik?
Avvik er hendingar/aktivitetar som ikkje vart føresett eller planlagd, og dermed ikkje er budsjettert. Avviket kan føre til endringar på både inntekter og utgifter.
Tenestenivå
Hendingar eller aktivitet som samla eller enkeltvis er under 10% av budsjett på gruppenivå, skal tenestene evne å løyse innanfor den tildelte budsjettramma. Dersom avviket overstig 10%, må ein må handtere dette på sektornivå.
Sektornivå
Hendingar eller aktivitet som samla eller enkeltvis er under 5% av budsjett på gruppenivå skal sektoren evne å løyse innanfor den tildelte budsjettramma. Dersom avviket overstig 5%, må ein vente at dette må lyftast til kommunenivå.
Kommunenivå
Hendingar eller aktivitet som samla eller enkeltvis er under 3% av budsjett på gruppenivå skal kommunedirektøren evne å løyse innanfor den tildelte budsjettramma. Dersom avviket overstig 3%, må kommunen få tilført midlar eller gjennomføre kutt i tenester for å gå i balanse. Det vert lagt til grunn at kommunen i ein slik situasjon minimum er på line med TBU si tilråding m.o.t. finansielle måltal. Om dette ikkje er tilfelle, vil også mindre avvik utløyse trong for tilførsel av midlar/kutt i tenestene.
Tenestene skal logge uføresette hendingar, og utarbeide eit overslag på økonomisk effekt. Sektorleiar samlar alle avvika, og rapporterer til utvalet. Utvalet kan kome med innspel på løysingar, og eventuelt gjere framlegg om budsjettendringar overfor formannskapet og kommunestyret.
Positive avvik skal også rapporterast, då disponering av meirinntekter/mindreforbruk skal avgjerast av kommunestyret.
Ein nyttar økonomisk oversikt – drift som hovudgruppering og ikkje enkelt artar. Desse er:
Driftsinntekter (art)
- Rammetilskot (18000)
- Inntekts- og formueskatt (18700)
- Eigedomsskatt (18740:18750)
- Andre skatteinntekter (18770:18777)
- Andre overføringar og tilskot frå staten (18100)
- Overføringar og tilskot frå andre (17000:17800,18300:18500,18800:18950,19200)
- Brukarbetalingar (16000)
- Sals- og leigeinntekter (16000:16599)
Driftsutgifter
- Lønsutgifter (10100:10899)
- Sosiale utgifter (10900:10999)
- Kjøp av varer og tenester (11000:13899)
- Overføringar og tilskot til andre (1400:14899,15200)
Finans
- Renteinntekter (19000:19049)
- Utbytter (19050)
- Vinst/tap på finansielle omløpsmidlar (15090:15099,19090:19099)
- Renteutgifter (15000:15089)
- Avdrag på lån (15100)
Denne ordninga legg til grunn at kommunen har eit disposisjonsfond. 3 prosent avvik tilseier 18 millionar kroner med eit budsjett på 600 millionar. Det legg også til grunn at kommunen har eit normert forhold mellom inntekter og utgifter. Gloppen kommune bør med desse avviksvurderingane, ha eit disposisjonsfond på minimum 18 millionar kroner for å handtere uføresette hendingar.
(per 2021 har ikkje Gloppen kommune evne å bere avvik over 0,15% utan å sette i verk tiltak som vil påverke tenestenivået).
For investeringsprosjekt som går over fleire år, har Kommunal og Moderniseringsdepartementet sagt:
«Årsbudsjettet skal være realistisk og fastsettes på grunnlag av de inntekter og utgifter som kommunen kan forvente i budsjettåret. Det følger således av kommuneloven at investeringsbudsjettet er ettårig. Dette innebærer at et investeringsprosjekt som vil gå over flere budsjettår, må tas inn i investeringsbudsjettet kun med den delen av utgiftene til prosjektet som forventes i det aktuelle budsjettåret. Bevilgninger til resterende del av utgiftene til et flerårig prosjekt må deretter tas inn i de påfølgende års budsjetter i takt med prosjektets fremdrift. Samtidig innebærer dette at vedtak om totale kostnadsrammer for flerårige enkeltprosjekter må gis som tillegg til den obligatoriske oppstillingen av investeringsbudsjettet, og utgiftene må fordeles på de enkelte år i økonomiplanen.
Når det gjelder endringer i årsbudsjettet vil dette være påkrevd, selv om den totale budsjettbalansen ikke er forrykket. Kravet til budsjettreguleringer gjelder for de enkelte bevilgninger når forventede utgifter overskrider de enkelte rammer som er vedtatt i årsbudsjettet. Dette innebærer at forsinkelser eller forseringer av investeringsprosjekter som påvirker kommunestyrets bevilgninger (…) må innarbeides i et revidert budsjett når avvikene tilsier det. Tilsvarene gjelder forventninger om kostnadsøkninger/-reduksjoner eller inntektsreduksjoner/økninger. Budsjetterte prosjekter som ikke er iverksatt eller fullført innenfor planlagt budsjettår, skal tas med i årsbudsjettet for påfølgende år, enten i det ordinære budsjettvedtaket eller i forbindelse med en budsjettregulering.
Departementet presiserer at det ikke vil være tilstrekkelig for å oppfylle lovens krav til årsbudsjett og krav om hjemmel til å disponere kommunens midler å legge til grunn at investeringsprosjekter anses som funnfinansiert i henholdt til en vedtatt økonomiplan eller tidligere budsjettvedtak. Vedtatt økonomiplan, unntatt vedtak for år 1 i økonomiplanen dersom dette er vedtatt som årsbudsjett, eller tidligere års budsjettvedtak, kan etter departementets vurdering ikke regnes som bevilgninger som underordnet organ kan disponere».
Investeringsbudsjettet kan fastsettast som brutto utgifter og inntekter per budsjettområde eller per prosjekt. Det kan også vere krav om at investeringsprosjekt over eit fastsett beløp, skal ha eit samla kostnadsoverslag med tilhøyrande finansieringsplan.
7.1 Regelverk
Kommunelova med forskrift har ikkje retningsliner for korleis kommunen skal følgje opp investeringsprosjekt. Lova med forskrift har derimot retningsliner knytt til finansiering og brutto/netto rammer. Oppstillinga av løyvingane skal innehalde bruttobeløp*.
*Dette inneber at det er totalkostnaden av investeringa som skal budsjetterast, og at eventuelle tilskot/overføringar frå andre blir ført som finansiering/inntekt.
7.2 Mynde og rapportering
Det er kommunedirektøren sitt ansvar å leggje fram sak om kommunen sitt investeringsbehov. I hovudsak vil dette skje gjennom arbeidet med årsbudsjettet og økonomiplanen.
Investeringsprosjekt som ikkje er med i årsbudsjettet, må opp som eiga sak gjennom formannskap og kommunestyret og innarbeidast i revidert budsjett.
Kommunedirektøren er ansvarleg for forsvarleg planlegging, kartlegging og styring av prosjekt. Når eit prosjekt blir vedteke, er det kommunedirektøren sitt ansvar å gjennomføre prosjektet.
Større investeringsprosjekt skal fremjast som særskild sak, og må innehalde:
- Formål med funksjonsbeskriving og arealbehov
Mål
Beskriving av prosjektet
Omfanget
Alternative løysingar
Kost-/nytteanalyse
Klima- og miljøaspekt
Påverknad på finansielle måltal
Forventa kostnadsramme og korleis dette påverkar driftsrekneskapen
Finansieringsplan
Tidsramme for prosjektgjennomføringa - Fullmakter
Kven er «eigar» av prosjektet og kva fullmakter er gitt
Kven er prosjektleiar og kva fullmakt er han tildelt
Budsjettfullmakter
Økonomisk ramme før reservar
Reservar til avvik, når og kven som har løyve til å nytte denne
Reservar til endringar, når og kven som har løyve til å setje i verk endringar
Totalbudsjett - Vedtaksplan for når vedtak skal fattast, og kven som gjer dette.
Eit eksempel på dette er når skal eit prosjekt går frå planleggingsfase til prosjektering.
Dersom prosjektet går over fleire år, må årsbudsjetta belastast etter reell prosjektframdrift. Dersom prosjektet ikkje blir starta det året det var planlagt, må kommunestyret vedta ein ny løyving.
Etter gjennomføring av større prosjekt, skal det utarbeidast ein evalueringsrapport. Denne skal særskilt handsame nyttige lærings-/forbetringspunkt til seinare prosjekt. Kommunerevisjonen og kontrollutvalet skal handsame rapporten, og gje ein uttale før saka kjem til handsaming i formannskap og kommunestyre.
8.1 Innleiing og bakgrunn
Kommunen, ved kommunedirektøren, avgjer kva mynde ei stilling eller funksjon skal ha. Dette blir gjort gjennom kommunen sitt delegeringsreglement.
I hovudtrekk har kommunalsjefar alle fullmakter (dvs. kommunedirektøren sine fullmakter) innan sin sektor i samsvar med den tildelte økonomiske ramma. Det same gjeld for tenesteleiarar (på tenestenivå). Flytting av midlar mellom sektorar skal godkjennast politisk.
Bestillingsfullmakt er mynde til å gjennomføre innkjøp innanfor gjeldande økonomiske rammer og reglar om innkjøp. Innkjøpsreglane føljer eige innkjøpsreglement.
Attestasjon er mynde til å godkjenne og kontrollere at eit innkjøp kan belastast budsjett i samsvar med underliggande prosedyrar.
Alle utgifter skal godkjennast av to personar (attestant og tilvisar). Dette er lagt inn som eit krav i økonomisystemet. Om ein transaksjon går utanfor det ordinære fakturabehandlingssystemet (leigeavtalar, tilskot, osv.), skal utbetalingsoppmoding både attesterast og tilvisast på godkjent måte.
Det er per 2021 ikkje krav om dobbelt godkjenning på utbetalingar frå bank. Dette bør innførast for å betre internkontrollen til kommunedirektøren.
Det er berre tilsette ved økonomiavdelinga som har tilgang til kommunen sine banktenester. Tilvisarar eller attestantar skal ikkje ha slik tilgang.
8.3 Attestantar
Attestantar skal kontrollere at:
- Leveransen er i samsvar med bestillinga
- Varemottak eller utført teneste er i samsvar med faktura og bestilling
- Pris og betalingsføresetnader er i samsvar med avtale
- Kontrollere at korrekt mva-kode er nytta
- Nytte korrekt art og teneste i samsvar med gjeldande KOSTRA-reglement
8.4 Tilvisar
Tilvisar skal kontrollere at:
- Disponering av budsjettmidlane er formelt, reelt og økonomisk korrekt
- Attestasjon og kontroll er utført av person som kan svare for attestanten sine krav
- Det er budsjettdekning for kostnaden
- Oversikt over bindingar på budsjettmidlar ut driftsåret
Det er viktig at både attestant og tilvisar ikkje godkjenner bilag på tillit, men faktisk gjennomfører dei kontrollar som er pålagt. Nesten alle tilfelle av underslag i det offentlege som er oppdaga i Noreg, har vore moglege å gjennomføre fordi desse to kontrollfunksjonane ikkje er i utført i samsvar med økonomireglementet.
8.5 Regelverk
Mynde til å disponere løyvingane som er ført opp i årsbudsjettet (løyvingsfullmakt), ligg som utgangspunkt til kommunedirektøren i samsvar med kommunelova § 14-5.1. Dette følgjer av kommunedirektøren si iverksettingsplikt i kommunelova § 13-1.4.
8.6 Mynde til å tilvise
Kommunedirektøren har delegert tilvisingsmynde. Vidaredelegering av tilvisingsmynde går fram av kommunen sitt delegeringsreglement. Delegering av tilvisingsmynde under tenesteleiarnivå, skal godkjennast av kommunedirektøren.
Tilvisingsmynde gjeld ikkje tilvising av eigne rekningar der krav til habilitet blir gjeldande.
Dersom delegert tilvisingsmynde ikkje tilfredsstiller dei krav som er stilt til god internkontroll, skal dette rapporterast til næraste leiar.
9.1 Innleiing og bakgrunn
Med utlån meiner ein utlån av eigne midlar og utlån finansiert med lån, såkalla vidareutlån.
Sosiale utlån i samsvar med sosialtenestelova og utlån til næringsformål, skal førast i driftsrekneskapen dersom låna blir finansiert med driftsinntekter. Sosiale utlån reknast som utgifter til drift. Tilsvarande skal mottatte avdrag som er ført i driftsrekneskapen, reknast som løpande inntekter.
Bestemminga om sosiale utlån og næringsutlån er eit unntak frå den generelle regelen om at utlån og mottekne avdrag skal førast i investeringsrekneskapen.
9.2 Regelverk
Forskrift om økonomiplan, årsbudsjett , årsrekneskap og årsberetning for kommunar og fylkeskommunar mv. §2-7 regulerer kva utlån som skal bokførast i driftsrekneskapen. Alle andre utlån skal førast i investeringsrekneskapen.
Mottekne avdrag på vidareutlån kan berre finansiere avdrag på innlån eller nye vidareutlån, jamfør kommunelova § 14-17.2.
9.3 Mynde til å gje utlån
Kommunedirektøren har delegert mynde til å gje utlån innanfor dei rammer som er vedteken av kommunestyret.
Kommunedirektøren har delegert mynde til å sjølv å avgjere om mottatte avdrag på vidareutlån skal nyttast til å finansiere avdrag på lån eller nye vidareutlån.
Kommunedirektøren har delegert mynde til å stille simpel kausjon for kommunal garanti knytt til depositum for naudsynt leige av bustad. I dei tilfelle garantien blir gjort gjeldande, vil depositumet bli kravd frå leigetakar.
Under føresetnad av at inkasso er prøvd, skal krav – uavhengig av beløp, vurderast som tapt og avskrivast når:
- Konkurs-/dødsbuhandsaming er avslutta
- Akkord er stadfesta
- Kravet er forelda
- Utleggsforretning ikkje har ført fram
- Tapt rettsavgjersle/rettskraftig dom
- Gjeld vert ettergjeve (utanomrettsleg gjeldsordning eller gjeldsordningslova)
For krav som ikkje blir handsama som inkassosak, men der det er sannsynleg at inkasso vil gje negativt resultat, kan beløp på inntil kr 25 000,- per debitor, avskrivast som konstatert tap.
Avskriving og rekneskapsføring av konstaterte tap inneber ikkje nødvendigvis at vidare innkrevjing av kravet blir avslutta. Den vidare innkrevjinga er avhengig av tvangsgrunnlaget, og om det er kostnadseffektivt å halde fram med innkrevjingsprosessen.
Legalpant følgjer gjeldande retningsliner, og skal krevjast inn.
Kommunedirektøren, ved økonomisjefen, kan inngå avtalar om betalingsutsetting og betalingsvilkår. Dersom avtala ikkje vert halden, blir inkassoprosedyren iverksett.
For andre føremål følgjer kommunen gjeldande lovverk og GKRS standard.
Tap på startlån følgjer gjeldande reglar, sjå husbanken.no.
Med disponeringsfullmakt meiner ein mynde til å disponere løyvingar i årsbudsjettet.
Kommunedirektøren har disponeringsfullmakta i samsvar med det kommunestyret har bestemt. Fullmakta omfattar såleis ikkje mynde til å gjennomføre innkjøp eller gjennomføre utbetalingar utover det som følgjer av årsbudsjettet. Sal av formuesverdiar fell eksempelvis utanfor den lovbestemte disponeringsfullmakta.
11.1 Regelverk
Mynde til å disponere løyvingane i årsbudsjettet er som utgangspunkt lagt til kommunedirektøren i samsvar med kommunelova § 14-5.1. Dette følgjer av kommunedirektøren si iverksettingsplikt i samsvar med kommunelova § 13-1.4.
Etter kommunelova § 14-5.1 vil ei løyving på driftsbudsjettet berre kunne nyttast til driftsføremål. Punkt 2 i lova opnar for at kommunestyret kan gje underordna organ mynde til å avgjere at delar av ein løyving i driftsbudsjettet skal overførast og nyttast til å finansiere utgifter som skal førast i investeringsrekneskapen.
Der det ligg føre ein rettsleg utbetalingsplikt for kommunen, er ikkje budsjettet bindande i samsvar med kommunelova §14-5.1,3. Desse utbetalingane kan utførast utan løyving i årsbudsjettet.
11.2 Mynde til å disponere bevillingane i årsbudsjettet
Kommunestyret vedtek endringar/reguleringar i årsbudsjettet når dette medfører
- Endring av tildelt netto utgiftsramme for eit budsjettområde
- Endringar i frie inntekter
- Endringar i finansinntekter/-utgifter
- Endringar i investeringsbudsjettet
Budsjettreguleringar skal gjennomførast i samband med kvartalsrapporteringa.
Kommunedirektøren har delegert mynde til å fordele driftsbudsjettet innanfor ramma for kvart budsjettområde. Dette myndet kan vidaredelegerast gjennom delegasjonsreglementet.
Gloppen kommune sine verktøy for internkontroll innanfor økonomistyringa er:
- Kommunen sitt økonomireglement
- Kommunen sitt delegeringsreglement
- Kommunen sitt finans- og gjeldsreglement
- Kommunen sitt innkjøpsreglement
- Opplæring i rutinane for attestering og tilvising for alle som handsamar fakturaer
- Oversikt over alle tilsette sin kommersielle aktivitet knytt til kommunen, inkludert styreverv og eigedelar i selskap som har Gloppen kommune som kunde.
Dette er ikkje fullt operativt per 2021, men kommunedirektøren tek sikte på å ha dette på plass innan rimeleg tid - Oversikt over alle politikarar sine styreverv og kommersielle aktivitet knytt til kommunen
- Tilvisarar og attestantar har ikkje tilgang til kommunen sine banktenester
12.1 Potensielle tiltak for å styrke internkontrollen
- Pålagt årleg opplæring for alle som attesterer og tilviser
Kommunen opprettar fast årleg opplæring som alle minimum 1 gong per år skal gjennomføre
Opplæringa vil vere tilgjengeleg minimum 1 gong i halvåret - Vilkårleg uttrekk av 10 – 20 fakturaer som blir kontrollert og følgde opp, for å kontrollerer at fakturaen er korrekt og handsama i samsvar med gjeldande reglar (3 – 5 fakturaer i kvartalet)
Dette inkluderer å ta kontakt med leverandør for å sjekke at kjøpet er levert og gjennomført
Kontrollere om ei eventuell kapitalvare eksisterer i kommunen si eige - Innføre 2-faktorløysing på utbetaling i bank
Dette inneber at 2 personar må kontrollere transaksjonen for å gjennomføre ei utbetaling - Beløpsgrense på tenesteleiarar sin tilvisingsrett
- Redusere talet på bestillarar i kommunen
- Redusere talet på produkt bestillarar kan velje mellom
- Innføre eit målstyringsverktøy (t.d. Balanced Score Card)
- Innføre Framsikt som styringsverktøy
- Innføre rutinar for rapportering på vedtaksoppfølging (t.d. Compilo Bridge)