Kva finn du - og kva finn du ikkje i innsyn?

I menypunktet som heiter innsyn  - øvst oppe på nettsida når du mellom anna snarveg til den kommunale postlista, men også tilgang til å søke etter dokument, søke etter saker og saker i møte.

Postlista som vi legg ut på kommunen si heimeside er på ikkje ei fullstendig oversikt over dokumenta som kjem inn til eller blir sendt ut ifrå Gloppen kommune.

Her er ei forklaring på kva som blir lagt ut på postlista, og kva som ikkje blir lagt ut. 

Kva finn du på postlista? 

Postlista gjev ei oversikt over inngåande og utgåande brev i kommunen på aktuell dag. Du vil også finne sjølve dokumenta, viss desse ikkje er unnateke innsyn. Det er reglane i offentleglova som avgjer om du har innsynsrett.

Saker til politiske utval finn du lettast i møteplanen. Der finn du også statusen på møta og kven som møtte når møtet er halde.

Postlista skal vere komt ut på heimesida vår ca kl 10:00, med ein dag utsetjing. Unnataket er "fredagsdokumenta", som ikkje blir lagt ut før påfølgjande måndag.

Inngåande og utgåande brev må ha status "journalført" for å kome på lista. Dette betyr at brevet er motteke eller sendt ut. Saksdokument kjem på lista (i møteplanen) når status er "ferdig".

Det er lett å sjå at postlista kjem frå eit bestemt dataprogram. Gloppen kommune brukar eit post/sak/arkivprogram som heiter WebSak. I dette programmet ligg det fleire arkivseriar (sjå føre deg fleire arkivskåp). Det er frå dei to arkivseriane saksarkivet ,eigedomsarkivet og planarkivet det blir lagt ut liste og dokument. Les meir om dette nedanfor. 

Kva finn du ikkje på postlista? 

Det du finn på postlista er berre ein avgrensa del av kommunen sine samla dokument. 

Interne dokument

Dette er dokument der mottakar og avsendar er kommunen sine eigne saksbehandlarar. Interne dokument frå saksarkiv, eigedomsarkiv og planarkiv kjem ikkje på postlista. 

Heimelen for å unnta desse dokumenta er hovudsakleg § 14 i offentleglova

Arkiv med personregister 

Arkivseriar med tilhøyrande dokument som er oppbygde med personmapper kjem ikkje på postlista. Døme på dette er:
- personalarkivet
- arkivet for utlån og tilskot formidla gjennom Husbanken
- elevarkivet og arkivet over barnehagebarna
- klient- og pasientarkiv i helse og omsorg, sosialtenesta og barnevernstenesta

Med unnatak av personalarkivet, er desse arkiva unnateke innsyn på grunn av teieplikt (§ 13 i offentleglova). Dokumenta i personalarkivet er unnateke innsyn etter § 23, 1. ledd i off. lova. 

Dokument utanom "systement" 

Dokument som saksbehandlar produserer utanfor post/sak/arkivsystemet kjem sjølvsagt ikkje på postlista dersom saksbehandlar ikkje importerer dette inn i aktuell arkivserie.  E-post er integrert mot post/sak/arkivsystemet, så her er det lett tilgang til import og arkivering.