Reglar for saksbehandling i Gloppen kommune

Fastsette av rådmannen den 1. juli 2016.

Sist endra av rådmannen 2. mars 2017.

I: Omfang og generelle reglar

§ 1-1 Kva reglane gjeld
Desse reglane gjeld hovudsakleg saksbehandling for folkevalde organ, men skal også brukast i saker der vedtak blir gjort administrativt så langt det passar. Reglane er ei utdjuping av rådmannen si utgreiingsplikt m m etter § 23 i kommunelova.

Reglane i kap. III kjem i tillegg til reglementet for saksbehandling i folkevalde organ i Gloppen.

§ 1-2 Fullført saksbehandling
Alle saker som blir lagde fram for folkevalde organ skal skrivast etter prinsippet om fullført saksbehandling. Det betyr at saker som skal behandlast av fleire politiske organ skal ha same saksframstilling og tilråding frå rådmannen.

Rådmannen overprøver ikkje politiske vedtak. I saker som skal behandlast av fleire organ vil dette seie at rådmannen som hovudregel ikkje gjev nye opplysningar eller merknader i saka etter at utvalet og/eller formannskapet har gjort vedtak i ei sak som skal til kommunestyret sjølv om rådmannen er usamd i vedtak som er gjorde. Rådmannen skal likevel opplyse avgjerdsorganet om eventuelle ulovlege vedtak.

§ 1-3 Godt og tydeleg språk
Gloppen kommune er ein nynorsk-kommune, og all saksbehandling skal skrivast på nynorsk. Saksbehandlar skal vektlegge godt og folkeleg språk og unngå upresiste formuleringar og uttrykk. Ikkje bruk «ein» eller «vi» som personleg pronomen. Faguttrykk og forkortingar skal forklarast. Legg vekt på å skrive kort. Alle saker på meir enn tre sider skal starte med eit samandrag.

Hovudformålet med all saksutgreiing er å presentere ei problemstilling på ein slik måte at dei som skal ta stilling til saka og alle andre forstår kva saka gjeld. Saksbehandlar må hugse på at saka også skal forståast i ettertid av andre enn dei som var med på å behandle saka.

§ 1-4 Tid til politisk arbeid m.m.
Dei folkevalde i Gloppen er – med unnatak av ordføraren – «fritidspolitikarar» som i hovudsak driv politikk på kveldstid og i helgane. Det betyr at saker til møte skal gjerast klare i god tid. Saklistene til møta skal seinast vere klare fem dagar før møtet. Tidleg utsending av saker er også viktig av omsyn til pressa og folk flest for at sakene skal kunne omtalast og diskuterast før vedtak blir fatta.

II: Saksutgreiing og tilråding

§ 2-1 Generelt
All saksbehandling skal vere skriftleg og gjerast i dei systema som til ei kvar tid er godkjende av rådmannen til saksbehandling. Malane som er laga til, skal brukast. Kommunen sitt saksbehandlarprogram for folkevalde organ er Acos WebSak.

Det skal gå fram av saksdokumentet kven som er vedtaksorgan og kven som er saksbehandlar.

§ 2-2 Innhaldet i ei sak1)
Med sak er her meint saksdokumentet. Saksdokumentet skal ha ei presis overskrift (tittel) som gjer greie for kva saka gjeld. Unngå bruk av person-namn i overskrifta.

Alle saker – som ikkje er reine orienterings- eller drøftingssaker – skal innehalde desse delane:
- Bakgrunn for saka
- Fakta i saka
- Økonomiske konsekvensar for kommunen
- Rådmannen si vurdering
- Rådmannen si tilråding.

Dersom saka er på meir enn tre sider, skal saka også ha eit samandrag først i saksdokumentet.

1) Endra av rådmannen 2. mars 2017.

§ 2-3 Nærare om innhaldet1)
Bakgrunn for saka skal kort forklare kvifor saka kjem opp. Dersom saka er ei oppfølging av tidlegare vedtak, skal dette tydeleg gå fram.


Fakta i saka er ein faktadel. Som hovudregel skal ikkje rådmannen (saksbehandlar) sin vurderingar takast med her. I saker der fakta er innspel og merknader kan likevel innspela og merknadene kommenterast fortløpande når dette tydeleg går fram.

Økonomiske konsekvensar for kommunen skal alltid omtalast. Her skal det takast med eventuelle budsjettendringar som tilrådinga utløyser. Viss saka ikkje har økonomiske konsekvensar for kommunen, skal dette skrivast under dette punktet.

Rådmannen si vurdering er korleis administrasjonen vurderer saka. Vurderinga skal skrivast i rådmannen sitt namn når saka blir lagt fram for folkevalde. Dersom saka skal vurderast på ein slik måte at rådmannen kan «bli ueinig med seg sjølv», skal dette uttrykkast slik at det går klart fram kvifor saka blir vurdert på ulike måtar.

Rådmannen si tilråding skal kome som ein naturleg konklusjon på rådmannen si vurdering. Tilrådinga skal skrivast i vedtaksorganet sitt namn. Enkeltvedtak skal grunngjevast. Viss ikkje grunngjevinga går klart fram av saksutgreiinga, skal tilrådinga også innehalde grunngjevinga.

Unntaksvis kan rådmannen legge fram alternative tilrådingar. Rådmannen legg til vanleg ikkje fram tilråding i saker som gjeld val av enkeltpersonar.

1) Endra av rådmannen 2. mars 2017.

§ 2-4 Bruk av vedlegg
Bruk av vedlegg skal avgrensast så mykje som råd, men er nødvendig i saker med geografisk tilvising og i saker der vedlegget skal godkjennast eller takast stilling til. Vedlegget skal gjevast eit leseleg og fornuftig namn, og skal leggast inn i saksdokumentet på tillaga plass. Viss saka ikkje har vedlegg, skal «Ingen vedlegg» skrivast der eventuelle vedlegg ville blitt fletta inn.

Alle vesentlege opplysningar i ei sak skal stå i saksutgreiinga. Viss det i utgreiinga blir vist til vedlegg, skal dette berre vere for utfyllande opplysningar.

§ 2-5 Spesielt om dispensasjonssaker
Saker som gjeld dispensasjon frå planar og lovverk har strenge krav til grunngjeving. Det må gå tydeleg fram av saksutgreiinga korleis rådmannen har vurdert fordeler og ulemper i saka.

Dersom utvalet ønskjer å gje dispensasjon mot rådmannen si tilråding, må møtesekretæren, om nødvendig med hjelp frå saksbehandlar, rådgje utvalet slik at vedtaket i den grad det er mogleg blir grunngjeve i samsvar med § 19-2 i plan- og bygningslova (pbl).

Dispensasjonssøknader i LNF-område (Landbruk, Natur- og Friområde) skal alltid sendast Fylkesmannen og fylkeskommunen, og ved behov NVE, Statens vegvesen, Fiskeridirektoratet, Nordfjord Havn IKS og eventuelt andre regionale mynde som kan ha relevante opplysningar om saka/området. I oversendingsbrevet skal det gjerast tydeleg greie for innhaldet i søknaden og planstatus i området. I brevet bør det også gjevast ein enkel omtale av området dersom dette ikkje følgjer søknaden, og det skal leggast ved gode kart som gjer det enkelt for høyringspartane å orientere seg. Det skal opplysast om høyringsfrist, jfr. pbl. § 21-5. Oversending skal skje snarast råd etter mottak av komplett søknad. Høyring kan unntaksvis sløyfast for kurante dispensasjonssaker som heilt opplagt ikkje har noko å seie for regionale interesser.

Før søknaden blir behandla etter plan- og bygningslova skal søknaden behandlast etter jordlova. Dette kan skje administrativt eller politisk avhengig av søknaden sitt omfang. Dersom behandlinga etter jordlova fører til avslag, er det ikkje aktuelt å behandle dispensasjonssøknaden. Ved utsending av positivt jordlovsvedtak til søkjar, skal det opplysast om behandlinga som står att, og at endeleg utfall av saka ikkje er gjeve.


Løyve etter jordlova er eitt av fleire kriterium som må vere på plass for at det kan gjevast dispensasjon etter pbl. § 19-2. Dispensasjonssøknaden skal alltid vurderast etter naturmangfaldslova §§ 8-12 og kulturminnelova § 9. Det kan også vere aktuelt med vurdering etter folkehelselova og andre lover. Saman med eventuelle merknader frå naboar og regional mynde skal dette vurderast opp mot kriteria i pbl. § 19-2 og leie fram til tilråding for eller mot dispensasjon.

III: Møtebehandling og kontakt med folkevalde

§ 3-1 Kven møter i utvala
Etter § 23 i kommunelova har rådmannen, anten sjølv eller ved andre, møte- og talerett i alle folkevalde organ unnateke kontrollutvalet. Sektorleiaren møter som rådmann og er sekretær i «sine» utval. Personalsjefen er rådmann og sekretær i administrasjonsutvalet. Rådmannen sjølv er sekretær i formannskapet og kommunestyret. I andre utval og råd møter den som rådmannen peikar ut.

§ 3-2 Kontakt med folkevalde
Alle saksbehandlarar i kommunen skal svare på spørsmål frå folkevalde i sine saker. I dei tilfelle saksbehandlar vurderer saka annleis enn rådmannen, kan dette opplysast på spørsmål frå folkevalde, men saksbehandlar skal ikkje uoppfordra gje til kjenne sitt syn eller argumentere mot rådmannen.

Saksbehandlar møter i utvala når utvalsleiar eller rådmannen (utvalssekretæren) ber om det.

§ 3-3 Møtedokumenta
Møtebehandlinga er sett saman av saklista, møteprotokollen og møteboka. Med protokollering er meint skriving av møteprotokoll eller møtebok.

Saklista er innkallinga til møtet med oversikt over sakene som skal behandlast og saksutgreiingar i kvar enkelt sak.

Møteprotokollen er ei samla oversikt over kva som skjedde på møtet.

Møteboka er møteprotokollen pluss alle saksutgreiingane påført møtebehandlinga. Det skal gå fram av møteboka kva som skjedde på møtet og i kvar enkelt sak. Møteboka skal skrivast ut på papir, signerast av utvalsleiar når møteboka er godkjent og bindast inn år for år, eller med lengre intervall viss det er mest praktisk.

§ 3-4 Føring av møteboka
Sidan møteboka byggjer på møteprotokollen, gjeld desse reglane også for føring av møteprotokollen.

Alternative framlegg til vedtak skal førast inn i møteboka med forslagsstillar og parti i tillegg til sjølve framlegget. Framlegget skal skrivast i vedtaksorganet sitt namn. Det skal gå fram av møteboka korleis framlegget vart behandla og om det vart vedteke eller avvist.

Framlegg til kommunestyret frå utvala eller formannskapet blir omtala som «innstilling» i saka.

Det endelege vedtaket i saka skal kunne forståast utan å lese utan å lese saksutgreiinga og framlegga i saka. Vedtaket skal skrivast i vedtaksorganet sitt namn, og det skal gå fram av vedtaket kva røystegjevinga i saka var. 

§ 3-5 Protokollering av inhabilitet
Det skal gå fram av saka om nokon av medlemmene var inhabile, om det er stemt over dette og kva lovheimelen er for inhabiliteten. Reglane om inhabilitet følgjer av §§ 6 og 8 i forvaltningslova og kommunelova § 40, nr 3. Inhabilitet i saker skal også gå fram samla for møtet på framsida av møteboka. Her skal det også gå fram om varafolk møtte i staden for den inhabile.

§ 3-6 Utsette saker
Når saker blir utsette, skal det som hovudregel alltid gå fram av møteboka kvifor saka vart utsett.

§ 3-7 Lukking av møte
Alle møte i folkevalde organ i Gloppen er opne. Unntaksvis kan møtet lukkast under behandling av enkeltsaker og heimelen for dette er kommunelova § 31, nr 2-5. Det skal gjerast eit formelt vedtak om å lukke møtet med tilvising til aktuell lovheimel.

§ 3-8 Iverksetting av vedtak
Møtesekretæren er ansvarleg for føringa av møteboka og at møteboka blir gjort tilgjengeleg i møteportalen og på kommunen si heimeside.

Den enkelte saksbehandlar er ansvarleg for ekspedering av sine saker. Dette skal gjerast så fort som råd. I saker det er klagerett på, skal dette opplysast om i meldinga om vedtaket. Opplysninga skal fortelje kven som er klageorgan, kva som er klagefrist og kven klagen skal sendast til.

IV: Spesielt om administrative vedtak m m

§ 4-1 Vedtaksmynde og ekspedering av vedtak
Rådmannen har i sin instruks ei generell fullmakt til å utføre oppgåver og fatte vedtak på kommunen sine vegner i alle kurante saker etter særlov viss ikkje oppgåvene etter lova er lagde til spesielle organ. Rådmannen si fullmakt er delegert vidare til sektor- og einingsleiarar i delegasjonsreglementet.

Vedtak som blir gjort i medhald av denne fullmakta skal gjerast skriftleg og i meldinga om vedtaket skal det gå fram kven som har fatta vedtaket.

§ 4-2 Klage og klagebehandling
Enkeltvedtak kan påklagast, som regel til Fylkesmannen. Det er aktuell saksbehandlar sitt ansvar å informere den det gjeld om klageretten og gje nødvendig rettleiing.

Klagesaker som gjeld enkelpersonar sine rettar etter opplæringslovverket, med unnatak av saker som gjeld skuleskyss, og lovverket for helse-, omsorg og sosialsaker skal ikkje politisk behandlast. Slike klagesaker skal sendast Fylkesmannen til avgjer viss ikkje den som har fatta vedtaket gjer dette om slik at grunnlaget for klagen fell vekk.

Klager på andre enkeltvedtak som er gjort administrativt, skal leggast fram for det hovudutvalet som etter reglementet har ansvar for det aktuelle lovverket før klagen eventuelt blir sendt Fylkesmannen til avgjerd.

I saker der formannskapet er klageorgan, skal det brukast ein ny saksbehandlar i førebuinga av klagesaka, jfr. kommunelova § 40, nr 3c. Dette gjeld også om vedtaket som er påklaga er gjort av eit folkevald organ.

V: Endringar og iverksetting

§ 5-1 Endringar
Desse reglane er fastsette av rådmannen, og eventuelle endringar blir gjort av rådmannen sjølv.

§ 5-2 Iverksetting
Reglane gjeld frå 1. juli 2016. Frå same tidspunkt blir «Reglement for fullført saksbehandling i Gloppen kommune (PDF, 211 kB)» fastsett av rådmannen i 1995 oppheva.

   
  • Utskriftsvenleg versjon SkilleTegn
  • Søk SkilleTegn
  • Legg til favoritter