8. Diverse reglar i rekneskapen

8.1 Retningsliner for innkrevjing av kommunale krav og avskriving av fordringar

Føremål
Rekneskapsforskrifta har ingen reglar om fordringar. Fordringane er ein naturleg del av den løpande økonomiforvaltninga. Dei gamle forskriftene hadde følgjande reglar om fordringane:

«For at fordringsmassen i balanseregnskapet skal vere mest mulig reell, skal denne gjennomgås årlig. Fordringer kan avskrives i bevilgningsregnskapet uten at det er gjennomført tvangsinnfordring for å kunne konstatere om fordringen er erholdelig. Det må utarbeides retningslinjer for når fordringer skal kunne avskrives i balanseregnskapet. Endringer i massen av kortsiktige fordringer påvirker arbeidskapitalen. Det må derfor i budsjettet føres opp en anslagsbevilgning for kortsiktige fordringer som gjennom året forventes avskrevet.»

Bruksområde
Denne delen av reglementet omfattar retningsliner for innkrevjing av kommunale krav, når krav skal avskrivast fordi dei er uerhaldelege/konstaterte tap og når krav skal avskrivast fordi dei kan eller må slettast. I tillegg omfattar reglementet retningsliner for endring av betalings- og lånevilkår.

Reglementet omfattar ikkje skattekrav etter skattebetalingslova.

Ansvar
Rådmannen har ansvar for at prosedyren vert følgt.

Rådmannen har delegert til økonomisjefen å koordinere og kvalitetssikre alt innkrevjingsarbeid i kommunen og rapportere om status.

Omtale av gjennomføring
Definisjonar:
Fordring (krav)
Ei kortsiktig fordring er eit krav som forfell til betaling innan 1 år. Eksempel på kortsiktig fordring er eigedomsavgift, renter og avdrag på utlån, husleige og opphaldsavgift i barnehage/institusjon.

Ei langsiktig fordring er eit krav som forfell til betaling etter 1 år eller meir. Eksempel på langsiktig fordring er hovudstol på lån.

Kommunerekneskapen vert ført etter anordningsprinsippet. Dette betyr at dei kommunale krava vert ført som inntekt i resultatrekneskapen og som fordring i balanserekneskapen inntil kravet er betalt.

Misleghaldne fordringar
Ei fordring er mislegheldt når den ikkje blir betalt som avtalt. Eit grovt misleghald oppstår når perioden "forfall + 60 dagar" er overskride.

Endring av låne- og betalingsvilkår ved utlån
Når debitor ikkje er i stand til å betale eit krav i samsvar med avtale, kan det avtalast endringar i låne- og betalingsvilkår. Endring av betalingsvilkår omfattar endring av låneform, betalingstidspunkt og korleis betaling skal skje. Endring av lånevilkår omfattar i tillegg om endring av tryggleik, rente og tilbakebetalingstid.

Konstaterte tap på krav
Eit krav kan konstaterast som tapt eksempelvis når utleggsforretning ikkje har ført fram, ved rettskraftig dom, eller ved at kommunen har gjeve avkall på heile eller delar av kravet. Sletting skal gjerast på konstaterte tap der kommunen sitt krav overfor debitor er avskrive, eksempelvis etter avslutta konkurshandsaming (ikkje privatpersonar), ved tapt rettssak eller ved ettergjeving av gjeld.

8.1.1 Saksgang og ansvarsfordeling i innkrevjingsarbeidet

Innleiing
Dei kommunale krava kan delast i to hovudgrupper:

  1. Dei offentlegrettslege krava, der grunnlaget for å ta betaling er heimla i lov. Eksempel på offentlegrettslege krav er vass- og kloakkavgift.
  2. Dei privatrettslege krava, som byggjer på eit avtalerettsleg grunnlag. Eksempel på privatrettslege krav er husleige, opphaldsavgift i barnehage/institusjon og eigenbetaling for praktisk bistand.

8.1.2 Saksgang ved innkrevjing av kommunale krav1)

Kap. 8.1.2. er fastsett av rådmannen.

Saksgangen ved innkrevjinga av kommunale krav skal følgje retningslinene og reglane i inkassolova og inkassoforskrifta. Innkrevjinga vil variere noko avhengig av type krav og tvangsgrunnlag.

For dei offentlegrettslege krava har kommunen heimel, som særnamsmann, til å setje i verk tvangstiltak som påleggstrekk, motrekning og utlegg. Denne heimelen er delegert til økonomisjefen.

For andre kommunale krav praktiserer økonomisjefen eigeninkasso. Samanlikna med ekstern inkasso gjev dette lite meirarbeid, er meir effektivt, og er rimelegare for kommunen sine debitorar sidan gebyra ved eigeninkasso er lågare enn ved bruk av eksternt inkassofirma. Kommunen nyttar eige fagprogram til dette arbeidet.

I dei tilfelle der kommunen ikkje kan avslutte tenesteleveringa ved manglande betaling, skal innkrevjinga av kravet gjerast i samråd med aktuell eining, her inkludert NAV.

Kommunen skal berekne renter og gebyr i innkrevjingsarbeidet ved for sein betaling. Dette skal gjerast i samsvar med gjeldande regelverk, jfr k-sak 62/03. Det er utarbeidd eigen felles rutine for Nordfjordkommunane for innkrevjingsarbeidet (PDF, 248 kB), som økonomisjefen skal følgje i dette arbeidet.

For utsending av faktura på papir, skal det leggast til fakturagebyr. Kommunestyret fastset storleiken på gebyret.

1) Endra av kommunestyret 26. september 2018, sak 51/18.

8.1.3 Ansvars- og arbeidsdeling i innkrevjingsarbeidet

Kap. 8.1.3 er fastsett av rådmannen.

Økonomisjefen skal koordinere og kvalitetssikre alt innkrevjingsarbeid i kommunen og rapportere om status. Økonomiavdelinga skal vere kommunen sin kompetanse- og kontrollinstans i innkrevjinga.

8.2 Retningsliner for avskriving av konstaterte tap og sletting

Rådmannen har lagt oppgåvene etter kap. 8.2 til økonomisjefen.

8.2.1 Retningsliner for avskriving av konstaterte tap

Forutsett at inkasso er prøvd, skal krav, uansett beløp, konstaterast som tapt og avskrivast når:

  • konkurs-/dødsbuhandsaming er avslutta
  • akkord er stadfesta
  • kravet er forelda
  • utleggsforretning ikkje har ført fram
  • ved tapt rettsavgjersle/rettskraftig dom
  • gjeld vert ettergjeve (utanomrettsleg gjeldsordning eller gjeldsordning etter gjeldsordningslova).

For krav som ikkje blir behandla som inkassosak, men der det er sannsynleg at inkasso vil gje negativt resultat, kan beløp inntil kr 25.000,- per debitor avskrivast som konstatert tap.

Avskriving og rekneskapsføring av konstaterte tap inneber ikkje nødvendigvis at vidare innkrevjing av kravet blir avslutta. Den vidare innkrevjinga av kravet er avhengig av tvangsgrunnlaget og om det er kostnadseffektivt å halde fram med innkrevjinga.

Krav som er konstatert tapt, men der kommunen framleis har tvangsgrunnlag overfor debitor, blir overført til langtidsovervaking etter nærmare retningsliner. Dette fordi debitor sin økonomiske situasjon kan endrast over tid.

Konstaterte tap, der kommunen sine krav overfor debitor ikkje lenger er til stades, skal slettast. Sletting vil seie at vidare innkrevjing av kravet vert avslutta. Debitor vert gjort kjend med dette.

Elles skal innkrevjinga følgje etablerte prosessar og retningsliner i kommunen sitt fagsystem (programvare) som vert brukt i dette arbeidet.

8.2.2 Retningsliner for endring av låne- og betalingsvilkår, sletting delar av krav

Som hovudregel skal normal inkassoprosedyre iverksetjast. Når debitor har kortvarig eller meir omfattande økonomiske problem, kan det inngåast avtale om endring av låne- og betalingsvilkår. Dersom avtale om endring av låne- eller betalingsvilkår ikkje vert halde, eller kontakt med debitor ikkje blir oppnådd, skal inkassoprosedyre iverksetjast dersom ikkje særskilde grunnar talar imot. Særskilde grunnar føreset skriftleg søknad og svar. Søkjar skal som hovudregel levere dokumentasjon på inntekter, utgifter, formue, gjeld og utskrift av likning.

Det kan inngåast avtale om endring av betalings- og lånevilkår og delvis sletting av krav, jf nærare spesifikasjonar under kap. 8.3.1 og 8.3.2.

Rådmannen har delegert til økonomisjefen å inngå slike avtalar.

8.3 Delegasjon

Avskriving av konstaterte tap på krav, endring av låne- og betalingsvilkår og sletting utover det som er nemnd under, blir avgjort av formannskapet.

8.3.1 Fordringar eksklusive utlån

Rådmannen har fullmakt til å:
1. Avskrive konstaterte tap på krav, uansett beløp, når:

  • konkurs-/dødsbuhandsaming er avslutta
  • akkord er stadfesta
  • kravet er forelda
  • utleggsforretning ikkje har ført fram
  • ved tapt rettsavgjersle/rettskraftig dom
  • debitor har fått ei gjeldsordning utanfor eller innanfor gjeldsordningslova

2. Avskrive konstaterte tap på krav inntil kr 25.000,- per debitor, når inkasso ikkje er prøvd, men det er sannsynleg at inkasso vil gje negativt resultat.

3.  Auke tilbakebetalingstida med inntil 1 år for krav utan tvangsgrunnlag, og tilsvarande tvangsgrunnlaget sin varigheit for krav med tvangsgrunnlag.

4. For krav som blir behandla som inkassosak, inngå akkordløysing eller avtale om delvis sletting av krav, avgrensa til kr 25.000,- per debitor, føresett at det er forventa at dette gjev ei betre dekning av kravet enn det som elles kan oppnåast.

Rådmannen sine fullmakter etter kap. 8.3.1 er delegerte til økonomisjefen.

8.3.2 Bustadlån og sosiallån

Rådmannen har fullmakt til å:

  1. Auke tilbakebetalingstida med inntil 1 år.
  2. Endre låneform (eksempelvis frå serielån til annuitetslån).
  3. Gje betalingsutsetjing for ein termin i inntil 1 år.
  4. Gje avdragsutsetjing i inntil 5 år. Dersom dette også vil innebere forlenging av tilbakebetalingstida, gjeld punkt 1 over.
  5. Slette forfallen restanse og restgjeld avgrensa til kr 25.000,- per lån.
  6. Vike prioritet ved bustadlån inntil 100 % av lånetakst.

Rådmannen sine fullmakter etter kap. 8.3.2 er delegerte til økonomisjefen.

8.4 Reglar for innbetalingar

Kap. 8.4 er fastsett av rådmannen.

Alle innbetalingar til kommunen skal så langt som råd skje til bankkonto. Innbetalingane skjer i hovudsak på betalingsdokument (faktura/e-faktura) utstedt av kommunen. Elektroniske innbetalingar må kunne identifiserast, dvs. KID-felt må nyttast.

Innbetalingar til kontantkasser skal skje i samsvar med kap. 8.6. Alle som mottek kontant betaling, har ansvar for at betalingane blir behandla etter dette reglementet.

Utbetalingsanvisningar og sjekkar til kommunen som kjem i posten, skal utan opphald leverast økonomiavdelinga. Slike skal ikkje utbetalast kontant, men godskrivast bankkonto.

8.5 Reglar for utbetalingar

Kap. 8.5 er fastsett av rådmannen.

Utbetalingar frå kommunen skal gjerast av tilsette på økonomiavdelinga. Før utbetaling skjer skal det føreligge ei tilvising, dvs. ein utbetalingsordre frå den som har tilvisningsrett, jf. kap. 4.1.

Utbetaling av lønn skjer ein gong per månad, normalt den 12. i månaden. Forskot på lønn skal berre utbetalast unntaksvis.

8.6 Reglar for kontantkasse

Kap. 8.6 er fastsett av rådmannen.

Økonomisjefen kan i særskilde tilfelle tillate bruk av kontantkasse. Følgjande skal ivaretakast særskild:

  • Det blir utpeika ansvarleg person for kvar kontantkasse.
  • Kassa skal til ei kvar tid vere ajourført, og kontantar og bilag skal til saman utgjere tildelt beløp i kontantkassa.
  • Kassa skal til ei kvar tid vere tilgjengeleg for kontroll frå økonomisjefen og revisjonen.
   
  • Utskriftsvenleg versjon SkilleTegn
  • Søk SkilleTegn
  • Legg til favoritter