7. Reglar for investeringsprosjekt og spesielle driftsprosjekt

7.1 Føremål

Reglane gjev retningsliner for behandling og styring av investeringsprosjekt i kommunen. Alle einingar skal legge reglane til grunn for sine bygge- og anleggsprosjekt, uansett organisering av det politiske og administrative apparat. Omtalen av saksutgreiinga i samband med byggesaker skal nyttast for alle typar investeringar, så langt det er praktisk. Det blir i denne samanheng spesielt vist til dette kapitlet sine krav til kva som skal føreligge av økonomiske data før bygging/investering startar.

Driftsprosjekt
Driftsprosjekt av forventa storleik på over kr 2 mill. skal følgje reglane for investeringsprosjekt, der dette er relevant.

7.2 Definisjonar

Eit prosjekt er eit tiltak som har ein start- og ein sluttdato.

Investeringar gjeld kjøp av varige driftsmidlar eller bygging av anlegg eller bygningar som kostar over 100.000 kroner og der investeringa har ei forventa levetid på minst 3 år, jf KommunalRekneskapsSkikk (KRS) nr 4. Vanlegvis vil investeringane ligge innafor kategoriane:

  • Bygg og eigendom
  • Inventar og utstyr, inkl. IKT-investeringar, maskiner og kjøretøy
  • Anlegg, her under også park- og idrettsanlegg.

Alle investeringar skal budsjetterast og rekneskapsførast i investeringsbudsjettet/-rekneskapen.

Avgrensing mot driftsbudsjettet
Ved større skader, havari o.l. på ei investering innanfor normal levetid, vil reparasjon/erstatning opp til dagens standard vanlegvis reknast som vedlikehald og skal finansierast over driftsbudsjettet. Nykjøp og nybygging av investeringar som på vanlegvis er utsletne, blir rekna som investering, dersom dei elles tilfredsstiller kriteria nemnde ovanfor, jf KRS nr. 4.

7.3 Forholdet til kommunen sitt plansystem

Investeringar blir som hovudregel lagt fram av rådmannen i samband med den årlege rulleringa av økonomiplan/årsbudsjett.

  • Arbeidet med forprosjekt og detaljprosjektering skal følgje utarbeidinga av økonomiplan/årsbudsjett.
  • Løyving til forprosjekt skal takast inn i årsbudsjettet før planlegging startar.
  • Endeleg investeringsramme skal takast inn i årsbudsjettet når forprosjektet er avslutta.
  • Bygging startar i budsjettåret.
  • Berre i reine unntakstilfelle skal investeringsprosjekt kunne fremjast utanom denne rutinen. I så fall gjeld eigen rutine for saksgang, jf. kap. 7.4.

7.4 Investeringsprosjekt utanom økonomiplanen/årsbudsjettet

Dersom det syner seg nødvendig å fremje forslag om investeringar utanom den vanlege planleggingsprosessen, skal behovet for investeringa utgreiast av rådmannen og leggast fram for aktuelt hovudutval og formannskapet, som innstiller til kommunestyret i saka.

7.5 Forslag til løyving

Alle investeringar skal vedtakast av kommunestyret. Løyvingsforslaget skal innehalde:

  1. Totalløyving for heile prosjektet, basert på eit realistisk kostnadsoppstilling, medrekna alle kjende kostnader og utan fråtrekk av tilskot og refusjonar. Uføresette tilskot og gåver kan ikkje brukast til å auke investeringsrammene utan kommunestyret si godkjenning.
  2. Ved alle løyvingssaker skal driftsmessige konsekvensar utgreiast.

7.6 Økonomiplan/årsbudsjett

Rådmannen utarbeider framlegg til prioriterte investeringsprosjekt for økonomiplanperioden basert på forventa ramme og kapasitet.

Når kommunestyret har vedteke økonomiplan/årsbudsjett, kan arbeidet med prosjekta setjast i gong. For investeringar som går over fleire budsjettår, er det berre gjeve løyving i samband med det einskilde årsbudsjett. Prosjekt i økonomiplanen etter årsbudsjettet er berre rettleiande og har ikkje godkjent løyving.

Dersom framdrift skulle gå raskare enn planlagt, må det gjevast tilleggsløyving i det gjeldande år.

7.7 Administrasjon

Reglementet gjeld for alle typar investeringsprosjekt som kommunen har. Rådmannen peikar ut prosjektleiar – og eventuelt byggenemnd – for det enkelte prosjekt.

Prosjektleiar er ansvarleg for framdrift, økonomisk styring, at finansiering er i orden og rapportering på økonomi og framdrift. Prosjektleiar tek også stilling til om det skal engasjerast arkitekt og konsulentar, alternativt om det skal nyttast andre prosjekteringsmåtar.

7.8 Gjennomføring av investeringsprosjekt

Byggjeprosessen består av normalt av følgjande fasar:

  • Initiativ og utgreiing av behov
  • Rom- og funksjonsprogram
  • Forprosjekt
  • Detaljprosjektering og konkurranse
  • Bygging
  • Drift og evaluering.

7.8.1 Initiativ og utgreiing av behov

Initiativ til byggje- og anleggsarbeid skal normalt takast opp av rådmannen gjennom økonomiplanen, jf. kap. 7.3.

7.8.2 Rom- og funksjonsprogram

Rom- og funksjonsprogram skal behandlast i hovudutvalet. Tomteval skal avklarast samstundes om det ikkje er avgjort tidlegare.

7.8.3 Forprosjekt

Forprosjekt (eventuell kravspesifikasjon ved bruk av totalentreprise) skal utarbeidast på grunnlag av rom- og funksjonsprogram og leggjast fram for hovudutvalet for godkjenning. Dersom kostnadsoverslaget overstig budsjettet, må saka til formannskapet og kommunestyret for godkjenning.

7.8.4 Detaljprosjektering

Rådmannen godkjenner detaljprosjektering og konkurransegrunnlag. Dersom det er trong for auka ramme/finansiering, må saka til ny politisk behandling før prosjektet blir sett i gang.

Rådmannen si fullmakt blir delegert i kvart enkelt prosjekt.

7.8.5 Prosjektleiar

Kap. 7.8.5 er fastsett av rådmannen.

Alle byggeprosjekt skal ha ein prosjektleiar. Prosjektleiaren rapporterer rådmannen eller til byggenemnda for prosjektet viss slik nemnd er oppretta. Kostnaden med prosjektleiar – og eventuell byggenemnd – blir belasta vedkomande prosjekt uavhengig av om prosjektleiaren er intern eller innleigd.

7.8.6 Byggestart

Når investeringsprosjektet er vedteke i årsbudsjettet, og kostnadsoverslaget ligg innafor vedteken ramme, kan arbeidet setjast i gang.

7.8.7 Oppfølging i byggetida

Kap. 7.8.7 er fastsett av rådmannen.

Prosjektleiar skal sjå til at byggearbeidet blir utført innanfor løyvingsramma, samt at byggerekneskapen til ei kvar tid gjev full oversikt, dvs at byggerekneskapen må vere løpande oppdatert med forpliktande utgifter ved bestillingar av varer og teneste, samanlikna mot budsjett.

Dersom overskriding av vedteken kostnadsramme kan forventast, utarbeider prosjektleiar sak om dette, med finansieringsforslag, til behandling i første kommunestyremøte.

7.8.8 Prosjektrekneskap

Det skal utarbeidast prosjektrekneskap for alle investeringar. Løyving som skal dekke fleire investeringar med eige prosjektnummer, må budsjetterast på det einskilde prosjekt, slik at det blir samsvar mellom budsjett og rekneskap.

Alle vesentlege investeringsprosjekt skal gjennomgåast i samband med den løpande rapportering til kommunestyret, jf. kap. 6.1 om periodisk rapportering. Kostnad med eigne tilsette som er direkte involvert i prosjektoppfølging, skal førast i prosjektrekneskapen.

7.8.9 Overtaking/overlevering

Investeringsprosjekt skal overleverast i bruksferdig stand. Det må utarbeidast byggdokumentasjon for forvaltning, drift og vedlikehald for byggeprosjekt.

7.8.10 Rekneskap

Alle investeringsprosjekt blir rekneskapsmessig avslutta kvart år i samband med årsavslutninga av investeringsrekneskapen. I dette inngår oppstilling som syner totalbudsjett og hittil påkomne utgifter. Dersom det kjem tilleggskostnader i samband med garantitida, må tilsvarande beløp vere igjen i løyvinga i prosjektet til å dekke dette. Dersom eit avslutta prosjekt ikkje har brukt opp tildelt løyving, skal dette omdisponerast av kommunestyret.

I dei tilfelle det blir skrivne eigne sluttfinansieringssaker til kommunestyret på enkeltprosjekt, skal desse først leggast fram for kontrollutvalet til uttale.

7.8.11 Driftsprosjekt

Driftsprosjekt av forventa storleik på over kr 2 mill. skal følgje reglane for investeringsprosjekt, der dette er relevant.

   
  • Utskriftsvenleg versjon SkilleTegn
  • Søk SkilleTegn
  • Legg til favoritter