4. Kjøp og sal av varer og tenester

Alle kommunale innkjøp skal skje i samsvar med gjeldande lov og regelverk. Alt kommunalt sal og fakturering skal skje i samsvar med gjeldande lover og reglar på området og interne rutinar som er utarbeidd. 

4.1 Kontroll ved varemottak – attestasjon - tilvising

Reglane omhandlar varemottak, attestasjon og tilvising, uavhengig av om vara er innkjøpt gjennom tradisjonelle kanalar eller ved e-handel, og om fakturaene er tilvist elektronisk eller på papirutgåve.

4.1.1 Varemottak

Kap. 4.1.1 er fastsett av rådmannen.

Ved varemottak skal følgjande kontrollerast:

  • signatur på ordresetel/faktura
  • at kravspesifikasjon er følgt
  • kvantitet (at leveringa stemmer med bestillinga)
  • faktura (levert til rett tid og rett stad, pris stemmer med avtale, rabatt er korrekt, betalingsdato, fakturadato, betalingsvilkår)

Faktura skal kontrollerast mot følgjesedel eller rekvisisjonsblankett. Dersom faktura manglar spesifikasjon, må ordresetel alltid leggjast ved faktura.

Dersom leveransen har vesentlege manglar eller feil, skal leverandøren snarast råd ha melding om dette.

4.1.2 Mottak av fakturaer

Kap. 4.1.2 er fastsett av rådmannen.

Inngåande faktura skal sendast eller leverast til økonomiavdelinga for skanning til økonomisystemet. Alternativt blir fakturaene mottekne som e-faktura. Økonomiavdelinga fordeler fakturaene elektronisk ut til den enkelte som skal kontere. Berre originalfaktura skal nyttast som rekneskapsbilag. Dersom det er uråd å nytte originalfaktura, kan kopi nyttast med påskrift om at denne erstattar originalen.

4.1.3 Kontering, attestasjon og kontroll av utrekning

Kap. 4.1.3 er fastsett av rådmannen.

Der det føreligg avtale om kjøp, skal det gjerast priskontroll og kontroll av utrekning - og kontrollerast at rabattar og forfallsdato er som avtalt. Der ikkje føreligg avtale om kjøp, skal det gjerast priskontroll og utrekningskontroll og vurderast om pris, rabatt, betalingstid m.m. er rimeleg og er innafor dei vanlege vilkår kommunen har ved kjøp av varer.

Den som attesterer har ansvar for at pris er riktig og at eventuell rabatt og forfallsdato er i samsvar med avtale. Attestasjon er òg ei stadfesting på at faktura/vare ikkje er betalt/handsama tidlegare.

Den som attesterer må forsikre seg om at det er sikkert grunnlag for å tilvise fakturaen. Utgiftsbilaget skal påførast kontostreng, beløpet skal belastast og korrekt mva-kode.

Alle som har tilvisingsrett har samstundes attestasjonsmynde, men dei kan ikkje både attestere og tilvise på same bilag.

Ved feil i faktura, skal det utan opphald takast kontakt med leverandør, slik at feilen vert retta opp gjennom kreditnota og ny korrigert faktura.

4.1.4  Tilvising

Kap. 4.1.4 er fastsett av rådmannen.

Generelt om tilvising
Før utbetaling skjer skal det føreligge tilvising, dvs. utbetalingsordre frå den som har mynde til å gje ein slik ordre. Ordren skal vise utbetaling av eit bestemt beløp til ein bestemt person eller firma, vise den kontostrengen beløpet skal belastast og vise korrekt mva-kode. Tilvisingsordre blir gjeve for kvart beløp som skal utbetalast. Faste lønner og andre faste årsutgifter kan utbetalast etter såkalla “ståande tilvisingar”, dvs. tilvisingar som gjeld til annan ordre vert gjeve.

Rådmannen sitt tilvisingsmynde
Rådmannen har etter sin instruks tilvisingsretten for heile den kommunale forvaltninga, jf. også kap. 2.3 i reglementet og kan delegere deler av denne vidare som fastsett i same punkt.

Tilvisingsrett skal gjevast skriftleg, med kopi til økonomisjefen. Det skal framgå kven som har tilvisingsrett, på kva ansvar og eventuelt kva avgrensingar som gjeld.

Utøving av tilvisingsrett

  • Tilvisingsrett og budsjettansvar følgjer same stilling.
  • Tilvisingsretten kan trekkjast tilbake av den som har delegert denne.
  • Den som har tilvisingsrett kan ikkje tilvise eigne rekningar, eller for familiemedlemar. Reglane i forvaltningslova om ugildskap gjeld òg for tilvisingsretten.
  • Tilvisingsrett kan ikkje overdragast eller delegerast til økonomisjef (rekneskapsansvarleg), så lenge ho eller han har signaturrett på kommunens bankkontoar.
  • Feilaktige tilvisingar kan medføre økonomisk ansvar for den som tilviser.
  • Det skal alltid vere kjend kven som avløyser tilvisar i ferie og ved fråvær.

Bruk av tilvisingsrett
Før ordre om utbetaling vert gjeve, skal følgjande vilkår kontrollerast:

  • at det føreligg gyldig vedtak om løyving
  • at det er budsjettmessig dekning for beløpet
  • at den fakturerte vara eller tenesta er motteken i samsvar med bestilling
  • at konteringa er i samsvar med budsjett og forskrift at tilvising skjer på originalfaktura. Dersom det vert tilvist på ein kopi, skal det på bilaget grunngjevast kvifor.

4.2 Utgåande fakturaer og refusjonar/tilskot

Kap. 4.2.1 og 4.2.2. er fastsette av rådmannen.

4.2.1 Fakturering

All fakturering skal skje maskinelt via økonomisystemet. Følgjande arbeidsdeling gjeld:

Einingane

  • Elektronisk eller manuell registrering av rett vare/teneste og mengde.
  • Ansvar for at alt ”som kommunen skal ta betaling for” blir gjort klart til fakturering, her under oppfølging av politiske vedtak.
  • Dersom kravet fell bort grunna feil ved fakturaen (namn, adresse, beløp osv.), skal fakturaen krediterast innanfor eininga sitt ansvarsområde. Krediteringa skal grunngjevast og sendast til den som fakturerte kravet, for utføring.

”Faktureringspersonell” (m.a. tilsette ved økonomiavdelinga)

  • Ansvar for å leggje inn kundar og opprette og vedlikehalde abonnement etter opplysningar frå einingane.
  • Tilfeldige krav blir fakturerte etter behov.
  • Faste krav blir fakturerte i siste del av kvar månad, i god tid før filer for avtalegiro og e-faktura må sendast til banken.
  • Alle grunnlag/meldingar som ligg til grunn for fakturering skal oppbevarast i 10 år.

Økonomiavdelinga

  • Alle inntekter blir bokført når faktura blir sendt ut. Einingane sine inntektspostar er dermed oppdaterte til ei kvar tid.
  • Purring og innkrevjing etter til ei kvar tid gjeldande retningslinjer.
  • Vurdering av fordringsmassen skjer løpande. Krav som blir sett på som tapt av ulike årsaker, blir samla og bokført ein gong årleg, jf. kap. 7 i reglementet. Dette skjer i samarbeid med einingane.

4.2.2 Refusjonar/tilskot

Dette gjeld m.a. refusjonar frå NAV og tilskot frå for eksempel stat, fylke og kommunar. Følgjande arbeidsdeling gjeld mellom einingane og økonomiavdelinga:

Einingane

  • Lagar til og sender krav om refusjon/tilskot
  • Kopi skal sendast økonomiavdelinga, påført kontering for inntektsføring
  • Dersom kravet fell bort, eller blir endra, skal skriftleg melding om dette sendast økonomiavdelinga.

Økonomiavdelinga

  • Kopi av krav, med kontering, blir motteke og inntektsført
  • Undervegs i året skjer inntektsføring samtidig med at vi mottek pengane i banken
  • I samband med årsavslutninga blir mottekne krav inntektsført i rekneskapen og fordringsført i balansen. Desse krava blir følgt opp spesielt, utanom rutinen for innkrevjing av maskinelt fakturerte krav.
   
  • Utskriftsvenleg versjon SkilleTegn
  • Søk SkilleTegn
  • Legg til favoritter